Xentral ERP erklärt: Funktionen, Erfahrungen & Kosten
Einleitung: Warum E-Commerce eine neue ERP-Generation braucht
Viele Onlinehändler:innen kennen das Problem: Irgendwann reichen Shop-Backend, Excel-Tabellen und Insellösungen nicht mehr aus. Bestände laufen auseinander, Marktplatzbestellungen verzögern sich, Kunden beschweren sich über falsche Lieferungen. Spätestens dann fällt das Stichwort ERP – und mit ihm die Frage: Welches System passt wirklich zu uns?
Genau hier kommt Xentral ERP ins Spiel. Wir bei Commerce-OS haben schon zahlreiche Projekte umgesetzt – von kleinen Direct-to-Consumer-Brands bis zu international skalierenden Händlern. Unsere Erfahrung zeigt: Xentral ist besonders stark, wenn es darum geht, Strukturen zu schaffen, ohne Wachstum auszubremsen.
Was ist Xentral ERP – und was macht es anders?
Xentral ist ein cloudbasiertes ERP-System, das speziell für E-Commerce, Retail und produzierende Unternehmen entwickelt wurde. Es deckt die wichtigsten Prozesse ab – von Warenwirtschaft, Lager und Einkauf über Auftragsabwicklung, Finanzen und Reporting bis hin zu Projekten und Service.
Der Unterschied zu klassischen Systemen?
- Schneller Start: Teams können in wenigen Wochen live gehen.
- Individuelle Prozesse: Mit Projektlogik, vielen konfigurationsmöglichkeiten Modulen & erweiterungen über den Marktplatz, lässt sich Xentral auf euer Unternehmen anpassen.
- Offenheit: Mit Xentral API und Xentral Connect lassen sich Tools, Shops und Marktplätze flexibel anbinden.
- Skalierbarkeit: Ob 1.000 oder 100.000 Bestellungen im Monat – Xentral wächst mit.
Xentral Erfahrungen: Was wir in Projekten sehen
In fast jedem Projekt hören wir dasselbe Feedback:
- „Endlich haben wir alle Daten an einem Ort – keine widersprüchlichen Bestände mehr.“
- „Das System ist verständlich und modular, wir müssen uns nicht durch SAP-ähnliche Menüs kämpfen.“
- „Die Community & Academy helfen uns enorm, schnell Know-how aufzubauen und erklärt alles im Detail.
Kunden Bewertungen & Erfahrung
Du fragst dich, was andere über xentral sagen? Schau dir einfach die Bewertungen auf Plattformen wie Capterra, GetApp, OMR und SoftwareAdvice an – xentral kommt da super weg. Viele Kunden sind schon seit über 10 Jahren dabei und vertrauen Xentral. Außerdem ist Xentral Mitglied im Bundesverband IT-Mittelstand.
Xentral-Connect – Integrationen ohne Kopfschmerzen
Einer der größten Game-Changer der letzten Jahre ist Xentral Connect. Diese Middleware ersetzt das mühsame „Basteln“ von Dritttools und ermöglicht es, Shops, Marktplätze, Logistikpartner und Payment-Provider sauber anzubinden – ohne eigene Programmierung.
Wir nutzen Xentral Connect oft, um schnelle MVPs und belastbare Anbindungen zu bauen:
- Ein Shop auf Shopify, ein Lager bei einem 3PL und ein Marktplatz bei Amazon lassen sich innerhalb weniger Stunden verbinden.
- Statt wochenlang Schnittstellen zu entwickeln, können Teams sofort loslegen – und später, wenn nötig, tiefer über die API individualisieren.
- Nicht nur Themen rund ums ERP können angebunden werden - auch jegliche Art von 3rd Party Software mit einer offenen API kann so schnell verbunden werden.
Von Yedi zu Connect – ein strategischer Schritt
2023 hat Xentral die Middleware-Firma Yedi übernommen. Das klingt nach Tech-Meldung – ist aber für Kund:innen enorm relevant.
Vorher musste man sich für viele Integrationen noch auf externe Partner verlassen. Heute steckt dieses Know-how direkt im Produkt.
Unsere Erfahrung: Diese Entscheidung hat Projekte deutlich robuster und updatesicherer gemacht.
Gerade in Hochlastzeiten (Black Friday, Q4) zahlt sich das aus – Systeme laufen stabil, während andere Tools ins Straucheln geraten.
API & Schnittstellen – für individuelle Anforderungen
So flexibel Connect ist – manche Szenarien brauchen trotzdem maßgeschneiderte Integrationen. Hier kommt die Xentral API ins Spiel.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Kunde wollte sein PIM-System mit Xentral verbinden, um Produktdaten konsistent zu pflegen.
Mit der API haben wir einen bidirektionalen Sync gebaut – Artikeländerungen im PIM landen sofort in Xentral, und Verfügbarkeiten aus Xentral fließen zurück ins PIM.
Weitere typische Integrationen:
- BI-Tools wie Power BI oder Looker für Forecasting
- 3PL-Anbindungen für externe Logistikdienstleister
- Payment-Provider oder individuelle Finanzsysteme
- Anbindung von weiteren Versanddienstleistern
- Projektmanagement- oder Marketing Software
Unser Fazit: Mit Connect startet man schnell – mit der API wird Xentral unternehmensspezifisch.
Implementierung – wie wir Projekte aufsetzen & Ablauf
Eine Implementierung läuft bei uns nie nach „Schema F“. Trotzdem haben sich Best Practices herauskristallisiert:
- Discovery – Ziele, KPIs, Systemlandschaft verstehen
- Fit-Gap-Analyse – was kann Xentral out-of-the-box, wo sind Lücken?
- MVP-Phase – Kernprozesse live bringen (Shop, Lager, Finanzen)
- Roll-out – weitere Channels, Automatisierungen, Reports
- Hypercare – Stabilisierung, Training, Übergabe an den Support
Typische Stolpersteine
- Datenqualität: Stammdaten sind oft heterogen – ein wichtiger Zeitfresser.
- Change Management: Teams müssen alte Routinen loslassen.
- Legacy-Module: Wer noch mit EDI- oder Eigenbau-Schnittstellen arbeitet, braucht clevere Übergangsszenarien.
Wir helfen unseren Kunden dabei, realistische Timelines zu planen und Puffer einzuarbeiten – so gibt es später keine bösen Überraschungen.
Support, Academy & Community
Ein ERP lebt nicht nur von Funktionen – sondern auch vom Enablement.
Xentral bietet mit der Academy umfangreiche Lernvideos, mit der Community ein aktives Forum und mit dem Help Center eine solide Dokumentation.
Unsere Rolle als Xentral Partner:
- Wir zeigen, welche Inhalte für dein Team wirklich relevant sind.
- Wir kombinieren Self-Service mit individuellem Coaching.
- Wir sorgen dafür, dass nicht nur das System läuft – sondern auch deine Mitarbeiter:innen produktiv damit arbeiten.
Preise & Kosten – worauf du achten musst
Die offiziellen Lizenzkosten von Xentral sind klar auf der Website definiert (Starter, Business, Pro). Doch in Projekten erleben wir regelmäßig, dass die Gesamtkosten anders aussehen, als Unternehmen anfangs denken.
Was oft vergessen wird:
- Implementierung (Beratung, Projektleitung, Schnittstellenbau)
- Datenmigration (Stammdaten bereinigen & importieren)
- Training & Change Management
- Betrieb (Monitoring, Anpassungen, Support, Beratung)
Unser Tipp: Rechne immer mit einem Puffer von 20–30 % für Unvorhergesehenes. Die Erfahrung zeigt: Dieses Budget spart später deutlich mehr, weil Probleme gar nicht erst eskalieren.
Wettbewerbsvergleich – Xentral vs. andere ERP-Systeme
ERP ist ein heiß umkämpftes Feld. Hier die Kurzvergleiche, Detailanalysen liefern wir auf separaten Seiten:
- Xentral vs. weclapp – Cloud-ERP mit E-Commerce-Fokus, aber weniger flexibel in individuellen Prozessen.
- Xentral vs. Odoo – extrem modular (Open Source), dafür hohe Projektsteuerung nötig.
- Xentral vs. Microsoft Business Central – stark für komplexe Unternehmen, aber beratungsintensiver.
- Xentral vs. Haufe X360 – modernes Cloud-ERP, spannend im Mittelstandsumfeld.
- Xentral vs. plentymarkets – gut für Marktplatzhändler, weniger breit als ERP.
- Xentral vs. Billbee – günstig und schlank, perfekt für kleinere Händler, aber limitiert im Wachstum.
- Xentral vs. VARIO – modular und flexibel, jedoch traditioneller in UI und Cloud-Betrieb.
- Xentral vs. SAP Business One – etabliert, stark in SAP-Ökosystemen, aber schwerfälliger als Xentral.
Case Stories & Erfahrungen – aus Projekten mit CommerceOS & Xentral ERP
Omnichannel-Skalierung
Ein D2C-Brand startete mit einem Shopify-Shop und einem Amazon-Account. Mit Xentral konnten wir weitere Marktplätze anbinden, die Logistik automatisieren und die Bestandsführung zentralisieren. Ergebnis: 30 % weniger Fehllieferungen und ein spürbar entspannteres Support-Team.
Peak-Season-Fulfillment
Ein Fashion-Händler kämpfte jeden Black Friday mit chaotischen Prozessen. Nach der Xentral-Einführung liefen alle Bestellungen automatisiert durch – von Kommissionierung bis Versandlabel. Das Team konnte die doppelte Bestellmenge mit derselben Mitarbeiterzahl stemmen.
Die Warum Commerce-OS als Xentral Agentur & Xentral Partner?
- Praxisnah: Wir reden nicht nur über ERP – wir haben Projekte in Fashion, Food, Tech und Lifestyle umgesetzt.
- Flexibel: Wir kombinieren Standard-Konnektoren mit individueller API-Entwicklung.
- Langfristig: Wir begleiten nicht nur die Einführung, sondern auch den Betrieb und das Wachstum.
Kurz gesagt: Wir helfen dir, Xentral nicht nur einzuführen, sondern richtig zu nutzen.
FAQs – die häufigsten Fragen zu Xentral ERP
Wie unterscheidet sich Xentral von klassischen Warenwirtschaftssystemen?
Xentral denkt Prozesse end-to-end und verbindet Shops, Marktplätze, Logistik und Finanzen in einer Plattform.
Wie lange dauert eine Implementierung?
Zwischen 4 und 12 Wochen für ein MVP – abhängig von Stammdatenqualität, Schnittstellen und Unternehmensgröße.
Was kostet Xentral?
Die Lizenzkosten stehen offiziell hier. Zusätzlich solltest du Implementierung und Betrieb berücksichtigen.
Kann ich Xentral mit meinem Tech-Stack verbinden?
Ja, wir können ziemlich alles über Xentral-Connect oder direkt über die API verbinden.
Gibt es Schulungen?
Ja – über Academy, Community und unser individuelles Coaching.
Ist Xentral auch für kleine Händler geeignet?
Es kommt ganz darauf an. Wir haben schon Brands betreut, die weit vor Markteinführen ihr ERP aufgesetzt haben und andere bei denen wir die Notwendigkeit (noch) nicht gesehen haben. Falls ihr euch noch unsicher seid, können wir euch unser ERP Audit empfehlen, hierbei lernen wir uns kennen und besprechen eure individuellen Anforderungen. Falls wir merken es passt nicht, geben wir euch gerne passende Anlaufstellen an die Hand.
Fazit: Xentral als ERP Upgrade-Pfad statt Flickenteppich
Wer wachsen will, braucht Systeme, die mithalten. Xentral ERP ist genau dafür gebaut: agil genug für Start-ups, robust genug für Scale-ups & Mittelstand. Mit Xentral Connect, API und einer starken Community entsteht ein Ökosystem, das dich nicht bremst, sondern beschleunigt.
Als CommerceOS – deine Xentral Agentur & Partner – sorgen wir dafür, dass du nicht nur die Software einführst, sondern wirklich die PS auf die Straße bringst.