DATEV-Export aus Xentral: Einstellungen und Abnahme prüfen

Beim DATEV-Export aus Xentral müssen zwei Dinge funktionieren: Die richtigen Belege müssen das ERP verlassen, und die Buchhaltung muss sie im vorgesehenen DATEV-Verfahren verarbeiten können. Eine erzeugte Datei oder ein erfolgreicher Übertragungsstatus allein beantwortet die zweite Frage noch nicht. Dieser Leitfaden führt dich von der Wahl des Exportwegs über einen kontrollierten Test bis zur Fehlersuche.

Er richtet sich an Verantwortliche für Operations und die technische Buchhaltungsanbindung. Kontenzuordnung, steuerliche Behandlung und fachliche Freigabe stimmt ihr mit eurer Buchhaltung oder Steuerberatung ab. Die folgenden Prüfschritte sind Empfehlungen für die Einrichtung und Abnahme; dokumentierte Xentral-Funktionen sind jeweils verlinkt.

1. Den DATEV-Weg mit der Kanzlei festlegen

Die Aussage „Wir nutzen DATEV“ reicht für die Einrichtung nicht aus. Kläre, welches DATEV-Produkt die empfangende Stelle nutzt, welche Daten sie benötigt und wer den Import kontrolliert. Xentral beschreibt unter anderem diese drei Wege:

• DATEV-Format für Rechnungswesen: Du erzeugst Exportdateien und übergibst sie für den Import. Buchungsdaten und Stammdaten sind dabei getrennte Arbeitsschritte. Die Anleitung für DATEV Rechnungswesen beschreibt die Einrichtung und den dateibasierten Ablauf.
• XML-Export für DATEV Unternehmen online: Dieser Weg verwendet einen Export und den anschließenden Belegtransfer. Die Xentral-Anleitung zum XML-Format grenzt ihn von der direkten Schnittstelle ab.
• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: Hier autorisierst du die Verbindung zu DATEV und startest die Übertragung aus dem entsprechenden Xentral-Modul. Voraussetzungen und Bedienung stehen in der Anleitung zum Rechnungsdatenservice 1.0.

Dokumentiere die Entscheidung mit einem Satz, etwa: „Wir übergeben Rechnungen und Gutschriften über den vereinbarten Dienst; die Kanzlei kontrolliert den DATEV-Import anhand des Protokolls.“ Ergänze Verbindlichkeiten und Belegbilder ausdrücklich, wenn diese zum Umfang gehören. So bleibt nicht unbemerkt ein Teil des Buchhaltungsprozesses außerhalb der Übergabe.

Der Überblick zu Xentral und DATEV hilft bei der grundsätzlichen Einordnung. Hier geht es anschließend um die konkrete Durchführung und Kontrolle eines Exportlaufs.

2. Einstellungen vorbereiten und nachvollziehbar festhalten

Die dokumentierte Konfiguration findest du über „Buchhaltung Export“ beziehungsweise die Smart Search „Finanzbuchhaltung Export“. Unter „Einstellungen“ legst du den benötigten Eintrag an. Prüfe die Werte gemeinsam mit dem Empfänger, bevor du den ersten echten Monatslauf erzeugst.

• Beraternummer und Mandantennummer: Übernimm die bestätigten Angaben der zuständigen Kanzlei. Eine formal ausgefüllte Nummer ist noch keine richtige Zuordnung.
• Wirtschaftsjahr: In der beschriebenen Einstellung wird der Beginn als Tag und Monat angegeben, beispielsweise 0101 für den 1. Januar. Prüfe insbesondere ein abweichendes Wirtschaftsjahr mit der Buchhaltung.
• Sachkontenlänge: Verwende die Länge des tatsächlich eingesetzten Kontenplans. Übernimm keine Beispielkonfiguration ungeprüft.
• Projektbezug: Lege fest, ob die Einstellungen allgemein oder für einen abgegrenzten Projektbereich gelten. Ein Projektfilter kann Belege bewusst ausschließen; ein versehentlich gesetzter Filter erzeugt dagegen eine unvollständige Auswahl.
• Referenzen: Vereinbare, welche Rechnungsnummern, Kundennummern und Zahlungsreferenzen die empfangende Stelle für die Zuordnung benötigt.

Speichere zu jedem Wert seine fachliche Freigabe und den Zweck. Das Ergebnis ist eine kurze Konfigurationsbeschreibung, mit der eine Vertretung den nächsten Lauf nachvollziehen kann. Die Feldbeschreibung und die Exportoptionen findest du direkt unter Finanzbuchhaltung Export: DATEV-Einstellungen.

3. Vor dem Export eine Erwartungsliste erstellen

Erstelle für einen überschaubaren Testzeitraum eine Liste der erwarteten Belege. Notiere Belegart, Belegnummer, relevantes Datum und Betrag. Bei Eingangsrechnungen kann die Auswahl davon abhängen, ob ihr nach Rechnungsdatum oder Eingangsdatum arbeitet. Entscheidet die Regel vor der Prüfung, damit ein Unterschied nicht fälschlich als verlorener Beleg erscheint.

Ein illustratives Beispiel: Eine Lieferantenrechnung trägt den 31. August, geht aber am 2. September ein. Ein nach Eingangsdatum abgegrenzter Augustlauf enthält sie nicht. Ein nach Rechnungsdatum abgegrenzter Lauf kann sie enthalten. Entscheidend ist, dass Erwartungsliste und Exporteinstellung dieselbe Datumslogik verwenden. Dieses Beispiel erklärt eine Abgrenzung; es legt keine steuerliche Periodenzuordnung fest.

Prüfe außerdem den Bearbeitungsstand. Für Verbindlichkeiten beschreibt Xentral die notwendige Vorkontierung und einen Filter für fehlende Kontierungen. Die Vorbereitung der Eingangsrechnungen in Xentral gehört deshalb vor den Export. Zahlungsreferenzen und offene Zuordnungen prüfst du im Zahlungsabgleich.

4. Den gewählten Export kontrolliert durchführen

Dateibasierter Export

Wähle Belegart, Zeitraum und gegebenenfalls Projektfilter. Xentral dokumentiert für Rechnungen und Gutschriften unter anderem die Sortierung nach Datum oder Rechnungsnummer sowie die Gruppierung nach Konten oder Positionen. Die Gruppierung muss zur vereinbarten Weiterverarbeitung passen: Aggregierte Kontendaten und positionsbezogene Daten bieten unterschiedliche Detailtiefe.

Halte die Einstellungen zusammen mit der erzeugten Datei fest. Überprüfe, ob zusätzlich Stammdaten oder Belegbilder benötigt werden. Übergib diese nach dem vereinbarten Verfahren und lasse den Empfänger die Verarbeitung bestätigen. Mehrfaches Herunterladen ersetzt keine Importkontrolle.

Rechnungsdatenservice 1.0

Öffne das entsprechende Modul und autorisiere die Verbindung unter „Einstellungen“ über „Authentifizieren“. Die Herstelleranleitung beschreibt die DATEV-Anmeldung unter anderem mit SmartLogin oder SmartCard/mIDentity sowie die benötigte Berechtigung auf DATEV-Seite. Prüfe anschließend die ausgewählte Zuordnung des Importbenutzers und die angezeigte Gültigkeit der Authentifizierung.

Wähle pro Lauf den vorgesehenen Belegtyp und einen zulässigen Zeitraum. Die dokumentierte Auswahl liegt innerhalb eines Kalendermonats und umfasst höchstens einen Monat. Für Rechnungen, Gutschriften und Verbindlichkeiten entstehen entsprechend getrennte Prüfschritte. Nutzt ihr den dokumentierten Testzugang, kontrolliere bewusst, dass die Daten in die Testumgebung und nicht in den produktiven Ablauf gehen.

Nach dem Lauf prüfst du den Eintrag in der Exportübersicht und das herunterladbare CSV-Protokoll. Die genaue Bedienung einschließlich Datumswahl für Verbindlichkeiten beschreibt die Modulanleitung. Für einen wiederkehrenden Ablauf solltest du keine unbeaufsichtigte Zeitsteuerung voraussetzen: Die Xentral-FAQ beschreibt keinen vollständig automatischen zeitgesteuerten DATEV-Export und weist auf die begrenzte Gültigkeit der Authentifizierung hin.

5. Übertragung und Import getrennt abnehmen

Für DATEV Unternehmen online unterscheidet Xentral zwei Stufen: die Übermittlung und den anschließenden DATEV-Import. Laut Hersteller-FAQ bestätigt ein erfolgreicher Xentral-Status die Übermittlung. Die Rückmeldung über einen erfolgreichen Import erhält Xentral dabei nicht. Deshalb braucht der Ablauf eine zweite Kontrolle auf Empfängerseite.

1. Auswahl prüfen: Stimmen Belegart, Zeitraum, Datumsregel und Projekt mit der Erwartungsliste überein?
2. Export prüfen: Sind die erwarteten Belegnummern im Xentral-Protokoll beziehungsweise in der Exportdatei enthalten? Erkläre jede Abweichung einzeln.
3. Import prüfen: Hat DATEV die Daten verarbeitet, oder gibt es Ablehnungen im Importprotokoll?
4. Zuordnung prüfen: Sind Belege, Geschäftspartner und benötigte Referenzen im vereinbarten Verfahren verwendbar? Sind die erforderlichen Belegbilder zugeordnet?
5. Freigabe festhalten: Dokumentiere, wer die fachliche Prüfung vorgenommen hat und welche offenen Fälle verbleiben.

Eine reine Summenkontrolle genügt nicht. Zwei unterschiedliche Auswahllisten können denselben Betrag ergeben. Vergleiche deshalb zusätzlich Belegidentitäten und die Aufteilung nach Belegarten. Der maßgebliche Herstellerhinweis zur Trennung von Übertragung und Import steht in den FAQ zum Finanzbuchhaltung-Export.

Fehlende Belege und Fehlermeldungen systematisch eingrenzen

Ein Beleg fehlt bereits im Xentral-Protokoll

Beginne bei der Auswahl: Belegtyp, Datumsfeld, Zeitraum, Projektfilter und Umgang mit bereits exportierten Dokumenten. Prüfe bei Verbindlichkeiten die Vorkontierung. Bei größeren Übertragungen nennt die FAQ außerdem Exportgrenzen, darunter maximal 5.000 Dateien pro Export. Prüfe solche Grenzen gezielt, statt den kompletten Lauf mehrfach anzustoßen.

Der Beleg steht im Protokoll, fehlt aber in DATEV

Prüfe mit dem Empfänger das DATEV-Importprotokoll. Die Xentral-FAQ nennt unter anderem doppelte Rechnungsnummern bei Verbindlichkeiten als mögliche Ursache. Ein erneuter Gesamtimport ohne Prüfung kann zusätzliche Unklarheit schaffen. Halte fest, welche Daten DATEV bereits angenommen hat und welche konkret abgewiesen wurden.

Beraternummer oder Zugang werden beanstandet

Kontrolliere die Zuordnung der Exporteinstellungen. Die FAQ beschreibt den Fall, dass nur projektspezifische Einträge vorliegen und ein passender allgemeiner Eintrag fehlt. Ergänze bestätigte Werte für den tatsächlich benötigten Geltungsbereich. Bei „empty_Credentials“ verweist Xentral auf die vorherige Authentifizierung. Zugangsdaten und Berechtigungen solltest du unabhängig von der Belegauswahl prüfen.

Eine Rechnung mit 0 Euro fehlt

Die FAQ unterscheidet hier die Exportwege: Null-Euro-Rechnungen werden nicht an DATEV Unternehmen online exportiert; eine entsprechende Option beschreibt Xentral für den CSV-Export von Rechnungen und Gutschriften. Behandle den Fall daher als bewusste Abstimmung des Verfahrens und nicht automatisch als Übertragungsfehler.

Eine Zahlungsreferenz fehlt

Prüfe zuerst, ob die Referenz bereits im Xentral-Beleg vorhanden ist. Die FAQ erläutert dies am Beispiel der PayPal-Transaktions-ID: Fehlt sie bereits dort, muss die vorgelagerte Übernahme untersucht werden. Ist sie vorhanden, kontrollierst du die vorgesehene Exportkonfiguration für die Referenz. So trennst du ein Problem der Datenerfassung von einem Problem der Datenübergabe.

Wiederholungen und Monatsübergabe organisieren

Vereinbare mit der Buchhaltung, wie fehlgeschlagene, korrigierte und nachgereichte Belege behandelt werden. Ein Filter für bereits exportierte Dokumente verhindert nicht automatisch jede fachliche Doppelverarbeitung. Vor einer Wiederholung muss klar sein, welche Belege beim Empfänger bereits angekommen sind und wie eine Korrektur verarbeitet wird.

Unser Vorschlag für ein nutzbares Laufprotokoll:

• Exportweg, Belegart, Zeitraum und verwendetes Datumsfeld.
• Projektfilter und relevante Exporteinstellungen.
• Erwartete und übergebene Belege einschließlich erklärter Abweichungen.
• Datei beziehungsweise Exportprotokoll und Zeitpunkt der Übertragung.
• Importbestätigung oder Fehlerliste der empfangenden Stelle.
• Verantwortliche Person und nächster Schritt für jeden offenen Fall.

Damit wird aus einer Dateierstellung ein überprüfbarer Übergabeprozess. Wenn du die technische Einrichtung mit eurem Gesamtprozess abstimmen möchtest, helfen wir dir dabei, Datenwege, Zuständigkeiten und Abnahmekriterien gemeinsam zu klären.

Quellen und fachlicher Stand

Herstellerdokumentation geprüft am 17. September 2026. Die verlinkten Xentral-Anleitungen belegen die beschriebenen Produktfunktionen. Erwartungslisten, Testfolge und Laufprotokoll sind redaktionelle Empfehlungen von CommerceOS. Für steuerliche Entscheidungen und die Freigabe der Buchungsdaten bleibt eure Buchhaltung beziehungsweise Steuerberatung zuständig.