Xentral Go-live: Checkliste für einen kontrollierten Start

Ein Xentral Go-live ist die Übergabe eurer täglichen Auftragsarbeit an ein neues System. Entscheidend ist deshalb, ob das Team einen vollständigen Auftrag zuverlässig bearbeiten kann: vom Eingang über Lager und Versand bis zur Rückmeldung. Eine erfolgreiche Anmeldung oder ein importierter Artikel reicht als Freigabe nicht aus.

Die folgende Checkliste ist ein Arbeitsrahmen für E-Commerce-Teams. Passe die Testfälle an eure Verkaufskanäle, Artikel und Logistik an. Sie ergänzt den Überblick zur Xentral-Implementierung um die konkrete Entscheidung: Sind wir bereit für den Start?

1. Umfang und Verantwortliche festhalten

Schreibe auf, was am ersten Tag über Xentral laufen soll. Dazu gehören die Verkaufskanäle, Lager, Auftragsarten und Schnittstellen. Halte genauso fest, welche Abläufe erst später folgen. Sonst testet das Team unterschiedliche Vorstellungen vom gleichen Projekt.

Für jeden kritischen Ablauf braucht ihr einen fachlichen Verantwortlichen und eine Vertretung. Legt außerdem fest, wer die Startentscheidung trifft und wer bei einem Problem die automatische Verarbeitung anhalten darf. Ein gemeinsamer Fehlerkanal hilft nur, wenn jemand die Meldungen bewertet und die nächsten Schritte koordiniert.

Verwendet pro Prüffall dieselben Angaben: Vorgang, erwartetes Ergebnis, tatsächliches Ergebnis, Nachweis, Verantwortlicher und offener Fehler. „Hat funktioniert“ ist als Nachweis zu ungenau. Eine konkrete Auftragsnummer mit dokumentiertem Ergebnis lässt sich später nachvollziehen.

2. Stammdaten und Anfangsbestände abstimmen

Prüft, ob die für den Start benötigten Artikel und Adressen vollständig und eindeutig zugeordnet sind. Achtet besonders auf Varianten, Einheiten und die Verbindung zwischen Artikelnummern in Shop, ERP und Lager. Ein Import ohne Fehlermeldung sagt noch nicht, ob diese Zuordnungen fachlich stimmen.

Vereinbart einen Zeitpunkt, auf den sich die übernommenen Bestände beziehen. Dokumentiert, wie zwischen Export und Start entstandene Bewegungen nachgezogen werden. Sonst kann dieselbe Ware in zwei Systemen unterschiedlich verfügbar erscheinen.

• Welche Daten werden bis zur Umstellung noch im bisherigen System geändert?
• Wer übernimmt die letzte Übertragung und den anschließenden Abgleich?
• Wie werden offene Aufträge eindeutig einem Bearbeitungssystem zugeordnet?
• Welche Stichproben belegen, dass Artikel, Mengen und Lagerplätze zusammenpassen?

Für den Ablauf der Datenübernahme findest du weitere Hinweise im Beitrag zur ERP-Migration. Die Detailplanung hängt davon ab, welche Daten ihr tatsächlich migriert.

3. Vollständige Testaufträge statt isolierter Klicktests

Teste jeden angebundenen Verkaufskanal entlang des gesamten vorgesehenen Ablaufs. Ein Auftrag muss mit den benötigten Positionen und Zuordnungen ankommen, korrekt weiterverarbeitet werden und die vereinbarte Rückmeldung auslösen. Prüfe dabei auch, ob ein erneuter Import denselben Vorgang unbeabsichtigt doppelt anlegt.

Ergänze zum Normalfall die Varianten, die euer Geschäft tatsächlich nutzt: mehrere Positionen, Rabatt, abweichende Lieferadresse, nicht verfügbare Ware, Storno oder Teillieferung. Nicht jede Variante ist in jedem Setup gleich umgesetzt. Entscheidend ist, dass das erwartete Verhalten vor dem Test feststeht.

Nutze kontrollierte Testdaten und einen abgestimmten Testweg. Verhindere, dass aus einem Test ungewollt eine Kundenmail, ein kostenpflichtiges Versandlabel oder eine echte Warenbewegung entsteht. Prüft anschließend getrennt, wie der reale Ablauf unter den vorgesehenen Betriebsbedingungen freigegeben wird.

4. Lager, Packtisch und Rückmeldungen gemeinsam prüfen

Gehe den Ablauf mit den Personen durch, die später im Lager arbeiten. Können sie den Auftrag finden, die richtige Ware entnehmen und den Vorgang abschließen? Funktionieren die benötigten Geräte und Dokumente an den tatsächlichen Arbeitsplätzen? Ein Test im Büro ersetzt diese Prüfung nicht.

Betrachte den Prozess auch aus Sicht des Shops: Welche Bestandsinformation kommt zurück, wann erscheint Tracking und was geschieht bei einem abgebrochenen Vorgang? Ein gedrucktes Label ist noch kein Nachweis, dass alle angebundenen Systeme denselben Stand haben.

Xentrals Checklisten zur Ersteinrichtung nennen unter anderem Stammdaten, Shopanbindung, Logistik, Benutzer und Testabläufe. Nutze die Herstellercheckliste für die Konfiguration; ergänze sie um eure konkreten Freigaben und Nachweise. Die Reihenfolge in diesem Beitrag ist ein Vorschlag für die Projektorganisation.

5. Start- und Stoppkriterien vereinbaren

Teilt offene Punkte nach ihrer Auswirkung ein. Ein fehlender interner Komfortfilter kann einen anderen Stellenwert haben als falsche Artikelzuordnungen oder verlorene Aufträge. Entscheidet vor dem Umstellungstag, welche Fehler den Start verhindern und bei welchen ein dokumentierter Ersatzablauf genügt.

Ein sinnvolles Freigabekriterium lautet beispielsweise: „Alle für den Start vorgesehenen Auftragsarten sind mit dokumentiertem Ergebnis geprüft; offene Abweichungen haben einen Verantwortlichen und einen tragfähigen Ersatzablauf.“ Das ist eine Empfehlung, die ihr an euer Risiko und Volumen anpassen müsst.

Definiert auch den Rückweg. Er umfasst die Frage, wo neue Aufträge während einer Unterbrechung gesammelt werden und wie bereits verarbeitete Vorgänge abgeglichen werden. Einfach das alte System wieder einzuschalten kann neue Doppelverarbeitungen erzeugen. Deshalb braucht der Rückweg dieselbe Sorgfalt wie der Start.

6. Den Umstellungstag in überprüfbare Schritte zerlegen

1. Ausgangsstand sichern: Dokumentiert Datenstand, offene Vorgänge und den vereinbarten Umstellungszeitpunkt.
2. Letzte Änderungen übernehmen: Führt die geplante Datenübertragung aus und gleicht die definierten Stichproben ab.
3. Verarbeitung kontrolliert aktivieren: Startet die vorgesehenen Abläufe in der vereinbarten Reihenfolge.
4. Erste reale Vorgänge begleiten: Verfolgt sie bis zum fachlichen Abschluss und zur Rückmeldung.
5. Abweichungen bewerten: Entscheidet anhand der vorher vereinbarten Kriterien über Fortsetzung, Ersatzablauf oder Unterbrechung.
6. Übergabe dokumentieren: Haltet Betriebszustand, offene Aufgaben und Ansprechpartner fest.

Prüfe in der ersten Betriebsphase regelmäßig, ob Aufträge liegen bleiben, Zuordnungsfehler auftreten oder Bestände auseinanderlaufen. Der Umfang dieser Begleitung richtet sich nach eurem Geschäft. Ein pauschaler Zeitrahmen wäre ohne Kenntnis des Setups wenig hilfreich.

Prüfe vor der Freigabe auch die Projektvorbereitung und die Qualität des Artikelstamms. Für den Start zusätzlicher Shops stehen eigene Abläufe zu WooCommerce und Shopware 6 mit Xentral bereit.

Bereit für die Freigabe?

Ihr seid organisatorisch gut vorbereitet, wenn das Team den Ablauf kennt, die kritischen Tests nachvollziehbar bestanden sind und für Störungen ein konkreter Handlungsplan existiert. Offene Punkte müssen sichtbar bleiben, auch wenn der geplante Termin näher rückt.

Wenn ihr euren Stand vor dem Start einordnen möchtet, könnt ihr das bestehende ERP-Audit nutzen. Bringt euren Ablauf, die Liste offener Punkte und die Ergebnisse der wichtigsten Testaufträge mit. Damit lässt sich gezielt besprechen, wo noch Klärungsbedarf besteht.

Quellenstand: 17. September 2026. Grundlage der produktspezifischen Prüffelder ist die verlinkte Xentral-Ersteinrichtungscheckliste. Testprotokoll, Freigabekriterien und Umstellungsablauf sind redaktionelle Empfehlungen und müssen an das jeweilige Projekt angepasst werden.