Das Wichtigste in Kürze
- Die Erfassung einer Rechnung und ihre Freigabe sind getrennte Arbeitsschritte.
- Xentral beschreibt eine Waren- und eine Rechnungsprüfung vor der Zahlungsfreigabe.
- Automatisch erkannte Rechnungsdaten sollten anhand des Originalbelegs geprüft werden.
Eine eingegangene Lieferantenrechnung ist nicht automatisch zahlungsbereit. Zuerst muss klar sein, wer sie erfasst, wer Lieferung und Betrag prüft und wer offene Rückfragen löst. Xentral bildet dafür Verbindlichkeiten und zugehörige Prüfschritte ab. Ein sinnvoller Einführungsprozess verbindet diese Systemfunktionen mit eindeutigen Zuständigkeiten im Team.
Den Rechnungseingang bündeln
Lege fest, über welche Wege Rechnungen in die Bearbeitung gelangen. Wenn dieselbe Rechnung per E-Mail, Papier und Lieferantenportal eingeht, braucht es eine Kontrolle gegen doppelte Erfassung. Verwende Lieferant und externe Rechnungsnummer als wichtige Prüfangaben; die interne Vorgangsnummer erfüllt einen anderen Zweck.
Die Xentral-Dokumentation nennt unter anderem Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Eingangsdatum, Zahlungsweise und Fälligkeit. Prüfe diese Angaben gegen das Original. Eine automatisch übernommene Zahl kann formal gültig und trotzdem dem falschen Vorgang zugeordnet sein.
Die Rechnung sollte zum vorherigen Einkaufsprozess in Xentral passen. Für die anschließende Übergabe an die Finanzbuchhaltung kannst du den DATEV-Export vorbereiten und prüfen; die konkrete Buchungsbehandlung klärst du mit deiner Buchhaltung.
Erkennung beschleunigt die Erfassung, ersetzt aber keine Prüfung
Xentral beschreibt die Erkennung von Informationen aus hochgeladenen Rechnungen, etwa Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuer und Währung. Bei elektronischen Rechnungen können strukturierte Angaben direkt übernommen werden. Welche Eingangsformate in deinem Verfahren eingesetzt werden, solltest du vor dem Rollout anhand der aktuellen Dokumentation und realer Lieferantenbelege testen.
- Stimmt der erkannte Lieferant mit dem Rechnungsaussteller überein?
- Sind Rechnungsnummer und Datum vollständig?
- Passen Betrag, Währung und Zahlungsbedingungen zum Beleg?
- Ist das Original eindeutig mit der Verbindlichkeit verbunden?
- Wurde derselbe Vorgang bereits erfasst?
Diese Prüfung ist besonders bei ungewohnten Lieferantenlayouts und Korrekturrechnungen sinnvoll. Eine gelungene Erkennung eines Standardbelegs belegt noch nicht die zuverlässige Verarbeitung aller Dokumente.
Warenprüfung und Rechnungsprüfung getrennt organisieren
Für die Zahlungsfreigabe beschreibt Xentral zwei Prüfkennzeichen: Warenprüfung und Rechnungsprüfung. Übersetze sie in konkrete Aufgaben. Die Person, die eine Lieferung beurteilen kann, ist nicht zwingend dieselbe Person, die Preise und Zahlungsbedingungen kontrolliert.
Ein möglicher Ablauf: Das Lager bestätigt die erhaltene Menge oder dokumentiert eine Abweichung. Der Einkauf beziehungsweise die Buchhaltung prüft die Rechnung anhand der vereinbarten Konditionen. Bei einer Differenz bleibt ein nachvollziehbarer Klärfall offen. Das ist ein Organisationsbeispiel und keine Aussage, dass jede Rollenverteilung automatisch eingerichtet ist.
Offene Fälle brauchen einen nächsten Schritt
Ein fehlender Haken allein erklärt nicht, warum eine Rechnung liegt. Dokumentiere den Grund, den zuständigen Bearbeiter und die nächste Aktion. Typische Fälle sind eine noch nicht bestätigte Lieferung, eine Mengenabweichung oder eine unklare Preisposition. Trenne solche Sachfragen von technischen Erfassungsfehlern.
Nutze Fälligkeit und Alter offener Vorgänge, um die Bearbeitung zu priorisieren. Die Entscheidung über Zahlung, Kürzung oder Rückfrage gehört zu den zuständigen Fachverantwortlichen. Ein Workflow sollte keine fachliche Entscheidung durch eine pauschale automatische Freigabe ersetzen.
Den gesamten Ablauf abnehmen
Teste eine unauffällige Rechnung, einen doppelten Eingang, eine Abweichung und eine Rechnung mit späterer Klärung. Prüfe jeweils Originalbeleg, Stammdaten, Verantwortlichkeit und Freigabestand. Beziehe auch die Übergabe an die Buchhaltung ein: Die Erfassung im ERP und ein verwertbarer Export sind unterschiedliche Ergebnisse.
Für die Einführung gehören deshalb Konfiguration, Rollen, Beispieldokumente und eine kurze Arbeitsanweisung zusammen. Im Überblick zur Buchhaltungsanbindung findest du den nachgelagerten Kontext. Für ein ERP-Audit helfen anonymisierte Beispiele eurer wichtigsten Rechnungstypen und eine Übersicht der heutigen Freigabeschritte.
Vom PDF zur überprüften Verbindlichkeit: der konkrete Ablauf
Für die dokumentierte OCR-Erfassung öffnest du unter „Buchhaltung > Verbindlichkeiten“ den passenden Vorgang, legst eine neue Datei an und lädst die Lieferantenrechnung hoch. Mit „OCR starten“ lässt du Angaben auslesen. Kontrolliere die angezeigten Ergebnisse, bevor du „Daten übernehmen“ bestätigst und die Verbindlichkeit speicherst. Der Ablauf ist in der Xentral-Anleitung zu Eingangsrechnungen beschrieben.
Bei einer E-Rechnung beschreibt Xentral eine direkte Übernahme erkannter Angaben in die Rechnungsdaten ohne denselben zusätzlichen Prüfdialog. Gerade deshalb braucht eure Arbeitsanweisung einen bewussten Vergleich mit dem Original. Ein fehlender Dialog ist keine fachliche Freigabe. Prüfe Lieferant, externe Rechnungsnummer, Datum, Bruttobetrag, Währung und Zahlungsbedingungen im gespeicherten Vorgang.
Zwei Nummern mit unterschiedlichen Aufgaben
Die Rechnungsnummer des Lieferanten identifiziert dessen Rechnung. Die Verbindlichkeitsnummer identifiziert euren internen Xentral-Vorgang. Die Herstellerhilfe grenzt beide ausdrücklich voneinander ab. Halte sie in Rückfragen auseinander: Eine interne Nummer ist für die eigene Suche nützlich, während der Lieferant normalerweise seine Rechnungsnummer benötigt.
Ein illustrativer Doppel-Eingang: Eine Rechnung kommt zunächst per E-Mail und später erneut aus einem Portal. Unterschiedliche Dateinamen oder Upload-Zeitpunkte machen daraus keine zweite Forderung. Vergleiche Rechnungsaussteller, externe Rechnungsnummer, Datum und Betrag mit bestehenden Vorgängen, bevor du neu erfasst. Lege fest, wer bei einem möglichen Duplikat entscheidet und wo die Entscheidung dokumentiert wird. Dies ist unsere Prozessempfehlung, keine Behauptung einer automatischen Dublettensperre.
Was die beiden Freigaben tatsächlich bestätigen
Xentral beschreibt eine Waren- beziehungsweise Leistungsprüfung und eine Rechnungseingangsprüfung. Solange eine der beiden Ampeln orange ist, wird die Verbindlichkeit im beschriebenen Verfahren nicht zur Zahlung freigegeben. Übersetze beide Prüfungen in konkrete Nachweise: Wer bestätigt Menge oder Leistung? Wer kontrolliert Preis, Rechnung und vereinbarte Konditionen?
Beispielsweise sind von illustrativ 100 bestellten Einheiten erst 80 eingetroffen, die Rechnung umfasst aber 100. Der nächste Schritt ist eine Klärung der Lieferung beziehungsweise Abrechnung mit den zuständigen Personen. Ein Bearbeiter sollte die fehlende Freigabe nicht allein deshalb setzen, weil die Fälligkeit näher rückt. Dokumentiere stattdessen die Differenz, den Ansprechpartner und den erwarteten Klärtermin. Ob und wie eine Teilzahlung erfolgt, entscheidet eure Buchhaltung im abgestimmten Verfahren.
Vorkontierung und Zahlungsfreigabe getrennt kontrollieren
Die Vorkontierung bereitet die Übergabe an die Buchhaltung vor. Im entsprechenden Tab beschreibt Xentral das Anlegen eines Eintrags mit Sachkonto sowie optionalen Angaben wie Kostenstelle, Buchungstext und Belegfeld. Beträge können auf mehrere Kontierungszeilen aufgeteilt werden. Verwende dabei die bestätigten Vorgaben eurer Buchhaltung; Beispielkonten aus einer Anleitung sind keine Vorgabe für euren Kontenplan.
Kontrolliere nach einer Aufteilung die Summe der Kontierungszeilen gegen den Rechnungsbetrag und erkläre einen verbleibenden Unterschied. Eine sachlich freigegebene Rechnung kann trotzdem unvollständig vorkontiert sein. Umgekehrt beantwortet eine vorhandene Kontierung noch nicht, ob die Ware vollständig geprüft wurde. Der DATEV-Export und die Übergabe an den Zahlungsverkehr benötigen deshalb jeweils ihre eigene Kontrolle.
Abnahme mit fünf nachvollziehbaren Ergebnissen
- Der Originalbeleg ist im richtigen Vorgang auffindbar und lesbar.
- Externe Rechnungsnummer und interne Verbindlichkeitsnummer werden nicht verwechselt.
- Erkannte Rechnungsdaten sind gegen das Original geprüft.
- Beide fachlichen Prüfungen haben einen zuständigen Bearbeiter; offene Differenzen bleiben sichtbar.
- Die benötigte Vorkontierung und der vereinbarte Buchhaltungsexport sind mit einem kontrollierten Beispiel geprüft.
Damit kann dein Team eine Rechnung nicht nur erfassen, sondern ihren Weg bis zur freigegebenen Weiterverarbeitung erklären. Wiederhole den Test bei neuen Lieferantenformaten und wesentlichen Prozessänderungen mit passenden Beispielen.
Quellen und fachlicher Stand
Herstellerdokumentation geprüft am 17. September 2026. Die Empfehlungen zur Projektorganisation sind redaktionelle Empfehlungen von CommerceOS.
Häufige Fragen
Ist eine erfasste Rechnung schon freigegeben?
Nein. Erfassung und Prüfung sind getrennt. Xentral beschreibt Waren- und Rechnungsprüfung als Voraussetzungen der Zahlungsfreigabe.
Müssen automatisch erkannte Werte geprüft werden?
Ja. Vergleiche sie mit dem Originalbeleg und dem zugehörigen Lieferanten beziehungsweise Geschäftsvorgang.
Welche Fälle gehören in einen Einführungstest?
Eine normale Rechnung, doppelte Eingänge, abweichende Angaben und ein zunächst ungeklärter Vorgang mit späterer Freigabe.
Wie vermeiden wir doppelte Rechnungen?
Bündelt den Eingang und prüft vor der Anlage, ob Lieferant und externe Rechnungsnummer bereits erfasst sind. Mehrere Eingangskanäle sollten dieselbe Kontrolle nutzen.
Was gehört zu einem offenen Klärfall?
Der konkrete Grund, die zuständige Person, der nächste Schritt und die Fälligkeit. Ein fehlendes Prüfkennzeichen allein erklärt die offene Aufgabe nicht.
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