Das Wichtigste in Kürze
- Artikel, Bestand, Preise, Aufträge und Tracking sind unterschiedliche Datenflüsse.
- Der aktive Connector und seine Workflow-Einstellungen bestimmen, was tatsächlich übertragen wird.
- Das Journal hilft, den Status einzelner Datensätze nachzuvollziehen.
„Shopify ist mit Xentral verbunden“ beschreibt zunächst nur die Verbindung. Für einen funktionierenden Betrieb muss klar sein, welche Daten in welche Richtung laufen und wo Änderungen gepflegt werden. Eine Produktbeschreibung, ein Lagerbestand und eine Bestellung folgen unterschiedlichen Regeln. Dieser Leitfaden betrachtet den dokumentierten Shopify-Connector in Xentral Connect; Einstellungen anderer Connector-Generationen können abweichen.
Die Datenflüsse einzeln festlegen
Erstelle eine kurze Übersicht für Artikel, Preise, Bestand, Aufträge und Rückmeldungen. Benenne pro Bereich das führende System, die übertragenen Informationen und die verantwortliche Person. Damit verhinderst du, dass beispielsweise ein bewusst im Shop gepflegter Text bei einer späteren Synchronisation unerwartet überschrieben wird.
Die Herstellerdokumentation beschreibt getrennte Workflow-Reiter. Der jeweilige Aktiv-Schalter gilt für den betreffenden Bereich. Eine aktive Verbindung bedeutet deshalb nicht automatisch, dass jeder benötigte Workflow aktiv und richtig konfiguriert ist.
Für die Fehlersuche gibt es zwei getrennte Prüffolgen: abweichende Shopify-Bestände und fehlende Shopify-Bestellungen in Xentral. So kannst du den betroffenen Datenfluss untersuchen, statt alle Einstellungen gleichzeitig zu verändern.
Artikelzuordnung vor Übertragung prüfen
Die Artikelzuordnung bestimmt, welche Artikel zwischen den Systemen synchronisiert werden. Xentral beschreibt Filter, mit denen sich die Auswahl begrenzen lässt. Für erste Tests empfiehlt die Dokumentation einen einzelnen Artikel. Nutze anschließend eine kleine Auswahl mit Varianten und den für euch typischen Besonderheiten.
Prüfe die Identität in beiden Systemen und dokumentiere abweichende Kennungen. Ein Artikel außerhalb der Zuordnung erhält keine laufenden Aktualisierungen über diese Auswahl. Das Entfernen aus dem Filter ist aber keine Löschung im Shop. Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn Produkte aus dem Sortiment genommen werden.
Bestand und Preise fachlich definieren
Für den Bestand beschreibt der Connector eine Zuordnung von Xentral-Lagern zu Shopify-Standorten. Zusätzlich beeinflussen Einstellungen für Reservierungen, offene Aufträge, Lagerkorrekturwerte oder Pseudolagerzahlen die gemeldete Menge. Vergleiche deshalb nicht ungeprüft einen physischen Lagerbestand mit der verkaufbaren Menge im Shop.
Für Preise sollte feststehen, welche Preisquelle gilt und ob besondere Kundengruppen benötigt werden. Teste die gewählte Konfiguration anhand eines bekannten Artikels und eines erwarteten Ergebnisses. Eine technisch erfolgreiche Übertragung kann trotzdem den fachlich falschen Preis enthalten.
Auftragsimport und Rückmeldung verbinden
Beim Auftragsimport gehören unter anderem Zahlungsstatus, Vertriebskanal, Projektzuordnung sowie Zahlungs- und Versandarten zur Konfiguration. Lege fest, welche Bestellungen wann in Xentral bearbeitet werden sollen. Prüfe Versandkosten und Rabatte als eigene Bestandteile des Vorgangs.
Nach der ERP-Bearbeitung ist die erforderliche Rückmeldung an Shopify ein weiterer Datenfluss. Der dokumentierte Journalbereich unterscheidet Aufträge von Auftragsstatus und Tracking. Ein erfolgreich importierter Auftrag belegt daher noch keine erfolgreich übertragene Versandmeldung.
Einzelne Vorgänge im Journal abnehmen
Das Journal zeigt den Synchronisierungsstatus und erlaubt kontrollierte Tests beziehungsweise erneute Übertragungen einzelner Datensätze. Unterscheide bei Artikeln Stammdaten, Bestand und Preis. Prüfe den jeweiligen Verlauf, bevor du eine komplette Synchronisation erneut anstößt.
- Ein kleines Testset mit erwarteten Ergebnissen festlegen.
- Zuordnung und betreffende Workflow-Einstellungen prüfen.
- Die benötigten Übertragungen ausführen und im Ziel kontrollieren.
- Einen fehlerhaften Datensatz korrigieren und gezielt erneut prüfen.
- Zuständigkeit für laufende Fehlermeldungen festlegen.
Unser Video zeigt ein Shopify-Xentral-Setup als ergänzenden Einstieg. Für aktuelle Felder ist die verlinkte Herstellerdokumentation maßgeblich. Der Anbindungsüberblick erklärt den Projektkontext; dieser Datenflussplan hilft bei der konkreten Konfiguration und Abnahme.
Passender Einblick aus einem Kundenprojekt
Bei reitstiefel.shop wurden Shopify, Xentral, Varianten und standortübergreifende Abläufe aufeinander abgestimmt. Die veröffentlichte Fallstudie zeigt das Zusammenspiel der Datenflüsse anhand eines konkreten Handelsbetriebs.
Eine Vereinbarung pro Datenfluss statt „alles synchronisieren“
Unsere Empfehlung ist eine kurze Arbeitsbeschreibung für jeden Workflow. Für Produkttexte könnte sie beispielsweise lauten: „Die redaktionellen Texte bleiben in Shopify; die dafür nicht benötigte Übertragung aus Xentral wird nicht aktiviert.“ Ob diese Abgrenzung mit euren konkret gewählten Feldern und Einstellungen funktioniert, müsst ihr vor dem Start prüfen. Entscheidend ist, dass das Team die Schreibrechte der beiden Systeme versteht.
- Artikel: Welche Kennung verbindet die Systeme, welche Varianten gehören zusammen und welche Felder werden tatsächlich gepflegt?
- Bestand: Welche Xentral-Lager fließen in welchen Shopify-Standort ein, und welche Abzüge gelten?
- Preis: Welche Preisquelle, Betragsbasis und gegebenenfalls Kundengruppe ist maßgeblich?
- Auftrag: Welche Zahlungsstatus und Vertriebskanäle werden übernommen, welchem Projekt wird der Vorgang zugeordnet?
- Rückmeldung: Welches fachliche Ereignis soll welchen Status beziehungsweise welche Trackinginformation an Shopify liefern?
Die Workflow-Anleitung ist die passende Quelle für die einzelnen Einstellungen. Sie hilft, eine fachliche Entscheidung dem richtigen Reiter zuzuordnen.
Varianten vor dem ersten breiten Artikellauf prüfen
Teste einen einfachen Artikel und eine repräsentative Variantenfamilie. Vergleiche nicht nur die sichtbaren Namen, sondern die konkrete Zuordnung jeder Ausprägung. Die Shopify-FAQ nennt abweichende Optionsnamen oder Optionswerte als Ursache für fehlerhafte Varianten beziehungsweise Übertragungsfehler. Gleiche daher die Struktur ab, bevor du weitere Produkte freigibst.
Bei zusätzlichen Feldern gehört auch der erwartete Datentyp zur Prüfung. Ein Textwert ist nicht automatisch ein gültiger Wert für jedes Shopify-Metafeld. Dokumentiere Feldname, Bedeutung und Format auf beiden Seiten. Ein erfolgreich übertragener Standardartikel belegt noch nicht die Unterstützung eurer speziellen Datenfelder.
Testpaket für den kompletten Bestellweg
- Einen Testartikel eindeutig zuordnen und die tatsächlich freigegebenen Stammdaten vergleichen.
- Einen erwarteten Bestand je Standort herleiten und nach der Übertragung kontrollieren.
- Einen bekannten Preis samt vereinbarter Betragsbasis prüfen.
- Einen abgestimmten Auftrag mit typischen Positionen, Versandkosten und Rabatt verarbeiten.
- Zahlungs- und Versandart sowie Projektzuordnung in Xentral kontrollieren.
- Die vorgesehene Status- und Trackingrückmeldung im Shop prüfen.
- Einen gezielt fehlerhaften Datenfall korrigieren und den Wiederanlauf nachvollziehen.
Lege für jeden Test das erwartete Ergebnis vorab fest und vermeide unbeabsichtigte reale Kundennachrichten oder Versandvorgänge. Die Journal-Anleitung zeigt die getrennten Bereiche für Artikel, Aufträge sowie Status und Tracking.
Den Produktivstart in beiden Ebenen kontrollieren
Die Hersteller-FAQ beschreibt zwei Schritte: die Aktivierung der getesteten Workflow-Bereiche und anschließend den Produktivmodus der Schnittstelle. Plane dazu einen Übergabezeitpunkt mit der bisherigen Anbindung. Halte fest, welche Altaufträge bereits verarbeitet sind und wie offene Vorgänge übernommen werden. Ein eingeschalteter neuer Connector löst diese Abgrenzung nicht automatisch.
Nach dem Start prüfst du den ersten vollständigen regulären Durchlauf und die Journalfehler. Benenne eine Person für die Kontrolle und eine Vertretung. Für einzelne Abweichungen nutzt ihr danach gezielt die Anleitungen zu fehlenden Bestellungen oder abweichenden Beständen, statt gleichzeitig alle Datenflüsse neu einzurichten.
Quellen und fachlicher Stand
Herstellerdokumentation geprüft am 17. September 2026. Die Empfehlungen zur Projektorganisation sind redaktionelle Empfehlungen von CommerceOS.
Häufige Fragen
Ist mit einer aktiven Verbindung jeder Workflow aktiv?
Nein. Xentral beschreibt getrennte Aktiv-Schalter je Workflow-Bereich. Prüfe jeden benötigten Datenfluss.
Welches System sollte Produkttexte pflegen?
Das ist eine Projektentscheidung. Wichtig ist eine eindeutige Zuständigkeit und eine dazu passende Übertragungsregel.
Warum unterscheiden sich ERP-Bestand und Shopbestand?
Die gemeldete Menge kann unter anderem durch Lagerzuordnung, Reservierungen, offene Aufträge und weitere Bestandseinstellungen beeinflusst werden.
Was zeigt das Journal?
Den Status einzelner Übertragungen, getrennt nach relevanten Datenbereichen. Es unterstützt Tests, Fehlersuche und gezielte Wiederholungen.
Sollte bei einem Fehler alles neu synchronisiert werden?
Grenze zuerst Datenart und betroffenen Datensatz ein. Eine gezielte Korrektur ist besser nachvollziehbar als ein unkontrollierter Gesamtlauf.
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