B2B-Vertrieb mit Xentral: Preislisten, Rabatte, Rahmenaufträge und EDI

Für viele D2C-Brands ist B2B ein zusätzlicher Vertriebskanal: Wiederverkäufer, Großabnehmer und gegebenenfalls der Lebensmitteleinzelhandel. Dafür brauchst du passende Preise, Zahlungsziele, Belegabläufe und je nach Handelspartner EDI. Hier ist der Überblick, wie du das in Xentral abbildest, mit den ehrlichen Grenzen. Angebote, Rabatte und Mahnwesen nennt Xentral für neue Verträge aktuell ab Pro; prüfe vor der Einrichtung deinen konkreten Paket- und Vertragsumfang. Aktuelle Xentral-Pakete.

Preise steuern: Kundenpreise, Staffeln, Gruppen

Die Preislogik in Xentral hat drei Ebenen. Kundenspezifische Preise und Staffelpreise hängen am Artikel: über das Feld "ab Menge" definierst du zum Beispiel 10 Euro bis 49 Stück und 9 Euro ab 50. Was ein Kunde bekommt, siehst du gesammelt in seinen Stammdaten im Tab Preisliste.

Für ganze Kundengruppen gibt es das Modul Gruppen mit zwei Typen: "Gruppe" als Filter für gruppenspezifische Verkaufspreise und "Preisgruppe" mit Grundrabatt in Prozent, Zahlungsziel, Skonto und Portofrei-Regel. Damit bildest du deine Händlerstaffel (Bronze, Silber, Gold) sauber ab. Achtung bei der Reihenfolge: Die Option Zahlungskonditionen festschreiben in der Kundenadresse kann dazu führen, dass die Preisgruppenkonditionen nicht angewendet werden.

Rabatte: die Prioritätslogik verstehen

Die App Erweiterte Rabatte ergänzt Prozent- oder Preisrabatte je Kombination aus Kunde, Gruppe oder Alle und Produkt, Kategorie oder Alle, optional ab Menge. Der wichtigste Satz aus der Doku: Rabatte sind nicht kombinierbar, es greift der erste Treffer nach fester Prioritätsreihenfolge. Wer Kundenrabatt plus Aktionsrabatt stapeln will, muss das vorher durchdenken, sonst wundert sich der Vertrieb über die Marge.

Vom Angebot zum Auftrag: die Belegkette

Der B2B-Prozess läuft über die klassische Belegkette: Kundenanfrage, Angebot, Auftrag, daraus Lieferschein, Rechnung und bei Bedarf Gutschrift, alles mit PDF-Archiv am Auftrag. Jahresrahmenaufträge funktionieren über einen großen Auftrag, aus dem du Teilaufträge absplittest, zum Beispiel 1.000 Einheiten mit Abrufen pro Quartal.

• Zahlungsziele und Skonto: je Kunde, je Preisgruppe oder je Zahlungsweise (Rechnung, Lastschrift)
• Sammelrechnung: mehrere freigegebene Lieferscheine desselben Kunden in einer Rechnung, auch auftragsübergreifend. Abweichende Lieferadressen oder Steuersätze verhindern die Zusammenfassung.
• Mahnwesen: Mahnstufen, Freigaben und Versand müssen passend zum eingerichteten Verfahren geprüft werden.

B2B-Shop: was Xentral mitbringt und was nicht

Klartext: Xentral hat keinen eigenen B2B-Webshop. Es ist das ERP-Backend hinter deinem Shopsystem. B2B und B2C trennst du über Projekte als eigene Kanäle. Für den Shop selbst gibt es zwei gängige Wege: Shopify-B2B-Kataloge oder ein Partner-Kundenportal über die Xentral-API. Für den Workflow "Erweiterte Preise" müssen die Kataloge bereits in Shopify angelegt und zugewiesen sein; außerdem müssen die Gruppennamen in Xentral und Shopify übereinstimmen.

Prüfe den Shopweg anhand eurer Preislisten, Kundenzugänge und Bestellprozesse. Ein individuelles Portal sollte eine konkrete, nachgewiesene Lücke schließen.

EDI für den Handel: REWE, EDEKA und Co.

Für Handelsanbindungen können elektronische Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen erforderlich sein. Plane dafür einen bestätigten Integrationsweg und die Abnahme mit dem jeweiligen Handelspartner. Ein allgemeiner Hinweis auf EDI ersetzt keine Prüfung seiner konkreten Nachrichtenanforderungen.

Praxis-Empfehlung

Fang mit der Preisstruktur an, nicht mit dem Shop. Wenn Preisgruppen, Staffeln und Rabatt-Prioritäten sauber definiert sind, ist der Rest Prozessarbeit. Und pflege die Konditionen im System statt in Köpfen und Excel-Listen: Sobald der zweite Vertriebler B2B-Aufträge anlegt, zahlt sich das aus. Wie das Zusammenspiel mit D2C aussieht, liest du in Xentral für E-Commerce-Brands, und die Rechnungsseite deckt Xentral & DATEV ab.

Eine Konditionsmatrix mit Grenzfällen anlegen

Prüfe Preise nicht nur an einem Musterkunden. Wähle einen Kunden mit Standardpreis, einen mit individueller Vereinbarung und einen mit Gruppenkonditionen. Ergänze Mengen unmittelbar unter und auf einer Staffelgrenze. Notiere erwarteten Einzelpreis, Rabatt, Porto und Zahlungsziel, bevor der Auftrag angelegt wird.

Die Dokumentation zu Gruppen und Preisgruppen unterscheidet gruppenspezifische Preise von allgemeinen Rabatten und Zahlungskonditionen. Sie beschreibt außerdem, dass ein Grundrabatt einer Preisgruppe auch auf bereits gruppenspezifisch vergebene Preise wirken kann. Deshalb darf die Regel zu nicht kombinierbaren Rabatten nicht ungeprüft auf jede Kombination aus Preis und Rabatt übertragen werden.

Prioritäten an einem überschneidenden Rabatt prüfen

In der App Erweiterte Rabatte gilt der erste passende Treffer. Artikel und Kunde stehen in der dokumentierten Reihenfolge vor allgemeineren Kunden- oder Gruppenregeln. Ein illustrativer Fall kombiniert einen speziellen Rabatt für einen Kundenartikel mit einer allgemeinen Gruppenaktion. Prüfe, welcher Treffer tatsächlich angewendet wird und ob das Ergebnis eurer Vereinbarung entspricht.

Kontrolliere die Konditionen auch im Folgebeleg und gegebenenfalls im angebundenen B2B-Shop. Eine korrekte Anzeige im ERP beweist noch nicht die richtige Preisliste im Shop. Die unterstützten Preisworkflows und ihre Voraussetzungen müssen für den konkreten Connector bestätigt werden.

EDI anhand einer Nachrichtenkette abnehmen

Frage bei einer Handelsanbindung nach den tatsächlich benötigten Nachrichten und Referenzen. Bestellung, Lieferavis und Rechnung erfüllen verschiedene Aufgaben und müssen denselben Vorgang eindeutig verbinden. Vereinbare, wer fehlerhafte Nachrichten korrigiert und wie eine erneut gesendete Bestellung erkannt wird.

Die Dokumentation des früheren EDI-Moduls ist als Legacy gekennzeichnet. Sie ist daher kein ausreichender Nachweis für die Verfügbarkeit in einer neuen Instanz. Lass den vorgesehenen Integrationsweg mit dem Handelspartner und dem zuständigen Anbieter bestätigen.

Ein B2B-Pilot bis zur Zahlung

Der Test endet nicht mit dem Auftrag. Prüfe Lieferung, gegebenenfalls Teilabrufe, Rechnungsbezug, Zahlungsziel und spätere Zuordnung des Geldeingangs. Ergänze einen Fall mit abweichender Lieferadresse und einen Konditionswechsel. Der Leitfaden zum Zahlungsabgleich beschreibt die nachgelagerte Prüfung.

Quellen und fachlicher Stand

Die verlinkten Herstelleranleitungen wurden am 17. September 2026 geprüft. Beispiele und Abnahmevorschläge sind redaktionelle Empfehlungen und keine behaupteten Kundenfälle.