Xentral Flows: Automatisierungen mit klaren Regeln aufbauen

Xentral Flows automatisieren wiederkehrende Abläufe innerhalb der ERP-Umgebung. Das Grundprinzip verbindet ein Ereignis mit einer definierten Reaktion. Für einen belastbaren Betrieb muss jedoch klar sein, für welche Vorgänge die Automatisierung gilt, welche Daten sie benötigt und was bei einer Ausnahme passieren soll.

Vorhandene Flows und eigenen Editor unterscheiden

Die Herstellerdokumentation unterscheidet die Nutzung von Flows aus einer Bibliothek und den Flow Editor zur Erstellung eigener Abläufe. Vorhandene Standardprozesse lassen sich über Parameter konfigurieren. Der Editor ist ein eigener Funktionszugang und darf nicht mit der bloßen Verfügbarkeit der Bibliothek gleichgesetzt werden.

Die vorliegende Xentral-Leistungsbeschreibung sieht den Flow Editor ab Premium vor. Die öffentliche Xentral-Hilfe beschreibt ihn derzeit als Beta für ausgewählte Kunden und nennt für die spätere Öffnung mindestens den Growth-Plan plus Premium Success Package. Prüfe deshalb den Vertragsumfang und die tatsächliche Freischaltung für eure Instanz. Premium ist nicht mit dem Softwarepaket Pro gleichzusetzen.

Für die Auftragsübergabe solltest du zuerst den vorhandenen Xentral-Auto-Versand verstehen. Reicht eine Konfiguration nicht aus, hilft die Prüfung von Middleware und individuellen Datenflüssen, die technische Lösung einzuordnen.

Einen Ablauf in überprüfbaren Sätzen beschreiben

Lege zuerst Auslöser, Bedingungen und Ergebnis fest. Ein redaktionelles Beispiel: Wenn ein bestimmter Vorgang entsteht und die vereinbarten Kriterien erfüllt sind, soll eine definierte Kennzeichnung gesetzt werden. Welche Ereignisse, Felder und Aktionen tatsächlich verfügbar sind, muss für den konkreten Flow geprüft werden.

Vermeide unbestimmte Anforderungen wie „Aufträge intelligent bearbeiten“. Beschreibe stattdessen, welche Aufträge betroffen sind und woran das Team die korrekte Verarbeitung erkennt. Ergänze ausdrücklich, welche Vorgänge unverändert bleiben sollen.

Daten und Seiteneffekte berücksichtigen

Die Herstellerhilfe nennt unter anderem Datenpflege, Statusänderungen und automatisierte Folgeaktionen als Anwendungsfelder. Prüfe für jede Aktion, welche nachgelagerten Abläufe sie beeinflusst. Eine geänderte Kennzeichnung kann beispielsweise von einem anderen Prozess ausgewertet werden.

Auch Wiederholungen müssen bedacht werden. Was passiert, wenn ein Ereignis erneut verarbeitet wird oder ein Vorgang nachträglich geändert wird? Die technische Umsetzung sollte ein unbeabsichtigtes mehrfaches Anlegen oder widersprüchliche Änderungen verhindern. Das konkrete Verhalten ist durch Tests nachzuweisen.

Normalfall und Ausnahmefall testen

Teste mit einem eng begrenzten Umfang. Lege passende und nicht passende Fälle an, prüfe fehlende Daten und beobachte eine kontrollierte Wiederholung. Dokumentiere nicht nur, dass ein Lauf gestartet wurde, sondern ob die erwartete Änderung am richtigen Datensatz angekommen ist.

• Auslöser und Geltungsbereich eindeutig festlegen.
• Benötigte Daten und Rechte bestätigen.
• Ergebnis und Nebenwirkungen prüfen.
• Fehler sichtbar machen und einer Person zuordnen.
• Deaktivierung und kontrollierten Wiederanlauf vorbereiten.

Nutzung und Betreuung mitbudgetieren

Unterscheide Einrichtung, laufende Betreuung und nutzungsabhängige Herstellerkosten. Die Anzahl der Ausführungen kann für die Abrechnung relevant sein; Inklusivvolumen und aktuelle Konditionen gehören deshalb in die Angebotsprüfung. Verlasse dich nicht allein auf die Aussage, dass eine Funktion grundsätzlich verfügbar ist.

Für Unterstützung bei der Umsetzung helfen eine kurze Prozessbeschreibung, Beispieldaten und die erwarteten Ausnahmen. Der Automatisierungsleitfaden ordnet Flows neben anderen Integrationswegen ein. Die API-Übersicht ergänzt individuelle Schnittstellenanforderungen.

Eine Flow-Spezifikation, die dein Team prüfen kann

Schreibe vor der Konfiguration einen vollständigen Wenn-Dann-Satz und ergänze ausdrücklich seine Ausnahmen. Als illustratives Muster: „Wenn der vereinbarte Vorgang entsteht und die geprüften Bedingungen erfüllt, wird die vorgesehene Kennzeichnung gesetzt. Unvollständige oder ausgeschlossene Vorgänge bleiben zur manuellen Prüfung offen.“ Ob das benötigte Ereignis und die konkrete Aktion verfügbar sind, prüfst du in der Bibliothek beziehungsweise im freigeschalteten Editor.

• Auslöser: Welches Ereignis startet den Ablauf, und kann es mehrfach auftreten?
• Geltungsbereich: Welche Projekte, Belegarten oder anderen Kriterien begrenzen ihn?
• Eingaben: Welche Daten müssen zum Auslösezeitpunkt bereits vorhanden sein?
• Aktion: Was soll sich an welchem Vorgang genau ändern?
• Ausnahme: Was passiert bei fehlenden Daten oder widersprüchlichen Bedingungen?
• Kontrolle: Woran erkennt eine zuständige Person den Erfolg beziehungsweise einen offenen Fehler?

Die Xentral-Übersicht zu Flows beschreibt die ereignisbezogene Logik und die parametrierbaren Vorlagen. Eine genaue Spezifikation hilft zu entscheiden, ob eine Vorlage ausreicht oder ein individueller Ablauf erforderlich ist.

Eine Vorlage anhand ihrer Wirkung auswählen

Öffne den Bereich „Automatisierung > Flows“ und prüfe den vorgesehenen Prozess anhand seiner Beschreibung und Parameter. Ein passender Name allein genügt nicht. Vergleiche den tatsächlichen Auslöser, die erwarteten Daten und die ausgeführten Änderungen mit eurer Spezifikation. Prüfe außerdem, ob der Ablauf auf einen bestehenden Prozess trifft, der dieselben Daten bearbeitet.

Ein illustrativer Konflikt wäre eine Kennzeichnung, die ein Flow setzt und ein anderer Ablauf anschließend wieder entfernt. Beide Einzelprozesse könnten technisch erfolgreich laufen, während das Gesamtergebnis widersprüchlich bleibt. Dokumentiere deshalb, wer die betreffenden Felder verändern darf und welche Folgeprozesse sie auswerten. Das ist eine Empfehlung zur Prozessgestaltung, keine Behauptung eines solchen Fehlers in Xentral.

Testfälle für Ausnahmen und Wiederholungen

1. Passender Vorgang: Die definierte Aktion tritt am richtigen Datensatz ein.
2. Nicht passender Vorgang: Der Datensatz bleibt unverändert; der Geltungsbereich greift.
3. Fehlende Eingabe: Der Fall wird nachvollziehbar behandelt und nicht durch einen erfundenen Ersatzwert weitergeführt.
4. Wiederholtes Ereignis: Es entstehen keine unerwünschten doppelten Folgeaktionen.
5. Nachträgliche Änderung: Das Ergebnis entspricht der vereinbarten Änderungsregel.
6. Deaktivierung: Das Team weiß, wie der Ablauf gestoppt und der offene Bestand kontrolliert bearbeitet wird.

Lege das erwartete Ergebnis vor dem Test fest. Nutze einen kontrollierten Umfang ohne unbeabsichtigte echte Rechnungen, Versandaufträge oder Kundennachrichten. Prüfe nach dem Lauf den betroffenen Vorgang selbst; allein die Anzeige einer ausgeführten Automation belegt das fachlich richtige Ergebnis nicht.

Ausführungsvolumen und Betrieb planen

Schätze die Zahl der Ausführungen aus den auslösenden Ereignissen, nicht nur aus der Zahl der Aufträge. Eine Änderung kann zusätzliche Ereignisse auslösen; mehrere Flows können auf denselben Vorgang reagieren. Ob und wie dies im konkreten Ablauf geschieht, zeigt der kontrollierte Test. Prüfe das erwartete Volumen anschließend gegen eure vereinbarten Konditionen und die angezeigten technischen Grenzen.

Zur Übergabe gehören Name, Zweck, Verantwortlicher, Geltungsbereich, letzte fachliche Prüfung und Vorgehen bei Fehlern. Bei Änderungen an vorgelagerten Schnittstellen oder Datenfeldern wird der zugehörige Prüfsatz erneut durchlaufen. Wenn der Datenfluss mehrere Systeme umfasst, hilft die Einordnung von Middleware; für die Versandfreigabe bleibt der Auto-Versand-Prozess ein eigener fachlicher Prüfpunkt.

Quellen und fachlicher Stand

Herstellerdokumentation geprüft am 17. September 2026. Die Empfehlungen zur Projektorganisation sind redaktionelle Empfehlungen von CommerceOS.

• Xentral Hilfe: Xentral Flows und Flow Editor: Überblick