Xentral Automatisierung: die vier Ebenen, mit denen dein Back-Office schrumpft

Automatisierung in Xentral kann wiederkehrende Arbeit reduzieren: Aufträge weitergeben, Daten ergänzen, Belege verarbeiten oder Informationen zwischen Systemen austauschen. Dafür muss zuerst feststehen, welches fachliche Ergebnis entstehen soll und wer bei einer Ausnahme eingreift. Dieser Leitfaden ordnet die Werkzeuge in vier Ebenen und zeigt, wie du einen geeigneten ersten Prozess auswählst.

Ebene 1: die eingerichtete Auftragsverarbeitung

Der Auto-Versand startet die weitere Versandabwicklung. Die Herstelleranleitung nennt einen freigegebenen Auftrag und eine vollständig grüne Auftragsampel als Voraussetzungen. Die erzeugten Folgebelege hängen von den vorgesehenen Einstellungen ab.

Mit autoversand_plus können geeignete Aufträge in festgelegten Intervallen übergeben werden. Der Hersteller empfiehlt einen Test vor dem produktiven Einsatz, weil dabei keine zusätzliche Prüfung erfolgt. Der Ablauf endet dadurch nicht automatisch beim Kunden: Picken, Packen, Tracking und Rückmeldungen bleiben weitere Schritte. Der Auto-Versand-Leitfaden beschreibt die Prüfung dieser Übergaben.

Ebene 2: regelmäßig ausgeführte Prozesse

Prozessstarter führen bestimmte Aufgaben zeitgesteuert aus. Für die Planung sind nicht nur Aktivierung und Intervall wichtig, sondern auch Abhängigkeiten: Welche Daten müssen vorher vorliegen, welcher Folgeschritt erwartet das Ergebnis und wer erkennt einen ausgefallenen Lauf?

Illustratives Beispiel: Ein Bestandsabgleich soll eine zuvor erfolgte Lagerbuchung berücksichtigen. Wenn die Übertragung vor der bestätigten Buchung läuft, kann der Shop zunächst einen anderen Stand erhalten als erwartet. Prüfe deshalb die tatsächliche Reihenfolge und Zeitstempel. Ein kürzeres Intervall behebt keine falsche Artikelzuordnung.

Die jeweiligen Prozessvorgaben gelten weiterhin. Beim Auto-Versand nennt die Dokumentation für periodisches autoversand_plus beispielsweise mindestens 31 Minuten. Eine allgemeine Empfehlung, alle Jobs möglichst häufig laufen zu lassen, wäre nicht sachgerecht.

Ebene 3: Flows, Flow Editor und eigene Integrationen

Xentral Flows reagieren auf Ereignisse und können über Bedingungen Folgeaktionen auslösen. Die Bibliothek und der Flow Editor erfüllen unterschiedliche Aufgaben: Vorgefertigte Workflows werden konfiguriert; eigene Abläufe benötigen zusätzlich eine klare Beschreibung ihrer Daten und Entscheidungen.

Die vorliegende Xentral-Leistungsbeschreibung sieht den Flow Editor ab Premium vor. Die öffentliche Xentral-Hilfe beschreibt ihn derzeit als Beta für ausgewählte Kunden und nennt für die spätere Öffnung mindestens Growth plus Premium Success Package. Prüfe Vertragsumfang, Nutzungskonditionen und die tatsächliche Freischaltung eurer Instanz. Softwareplan und Success-Paket sind nicht dasselbe.

Wenn mehrere Systeme beteiligt sind, gehören die unterstützten Aktionen und Fehlerwege in die Planung. Für eigene Anbindungen ist die Xentral-API-Dokumentation maßgeblich. Eine API bedeutet nicht, dass jede gewünschte Änderung ohne weitere Voraussetzungen möglich ist. Der Middleware-Leitfaden erläutert Datenverantwortung und Wiederholungen.

Ebene 4: KI-Unterstützung fachlich prüfen

Xentral dokumentiert inzwischen einen KI-Chat (Co-Pilot), E-Mail-Agenten für Kundenanfragen, individuell konfigurierbare Agenten und eine Wissensbasis. Der Co-Pilot kann Fragen zu ERP-Daten beantworten und Aufgaben für Agenten anstoßen. Agenten bereiten Antworten oder Aktionen vor; die Ausführung fachlicher Aktionen benötigt eine Freigabe. Die Herstellerübersicht der KI-Funktionen beschreibt den aktuellen Funktionsumfang.

Für die Nutzung der neuen KI-Funktionen muss die Instanz nach Xentrals Einstiegshinweisen für die Beta-Phase freigeschaltet sein (Stand 26. September 2026). Plane einen Prozess erst damit, wenn Zugang, Funktionsumfang und konkrete Ergebnisse für eure Instanz bestätigt sind. Beim Copiloten für Berichte müssen Datenbasis, Abfrage und Ergebnis weiterhin fachlich geprüft werden. Der Beitrag zu ERP-Daten für KI beschreibt die Grundlagen.

Welcher Prozess eignet sich für den Anfang?

• Der Auslöser ist eindeutig erkennbar.
• Die benötigten Daten sind zuverlässig vorhanden.
• Das gewünschte Ergebnis lässt sich anhand eines Beispiels prüfen.
• Ausnahmen sind bekannt und einer Person zugeordnet.
• Der Prozess kann kontrolliert angehalten und wieder aufgenommen werden.

Unsere Empfehlung ist ein begrenzter Vorgang mit messbarer manueller Ausgangsarbeit. Notiere, welche Arbeitsschritte entfallen sollen und welche Kontrolle weiterhin nötig ist. Eine seltene, ständig wechselnde Ausnahme kann aufwendiger zu automatisieren sein als ein häufiger stabiler Ablauf.

Einen Flow mit Positiv- und Negativfällen abnehmen

Ein illustrativer Flow ergänzt ein Kennzeichen, wenn ein Auftrag eine bestätigte Bedingung erfüllt. Teste einen passenden Auftrag, einen nicht passenden Auftrag, fehlende Eingangsdaten und eine Wiederholung desselben Ereignisses. Das Kennzeichen darf nicht auf ungeprüfter Annahme gesetzt werden; eine Wiederholung soll keine unbeabsichtigte zusätzliche Aktion auslösen.

Speichere erwartetes und tatsächliches Ergebnis sowie den geprüften Stand. Bei einer späteren Änderung der Bedingung werden dieselben Fälle erneut verwendet. So bleibt die Automatisierung auch nach der ersten Einrichtung nachvollziehbar.

Betrieb und Nutzen gemeinsam beurteilen

Vergleiche die eingesparte Bearbeitung mit der verbleibenden Kontrolle, Fehlerbearbeitung und Pflege. Halte offene Vorgänge sichtbar und benenne eine Vertretung. Ein automatisierter Prozess, dessen Ausnahmen niemand bearbeitet, verschiebt die Arbeit lediglich.

Für die Umsetzung helfen eine kurze Prozessbeschreibung und einige typische Vorgänge. Der Flows-Leitfaden vertieft die Einrichtung; Betreuung beschreibt die Zuständigkeiten nach dem Start.

Wie Automatisierung bei wachsendem Bestellvolumen im E-Commerce wirkt, zeigt die Fallstudie zu IOS Clothing: Das Unternehmen konnte mit Xentral wachsen, ohne das Team im gleichen Tempo vergrößern zu müssen.

Quellen und fachlicher Stand

Herstelleranleitungen und projektseitig bestätigte Leistungsbeschreibung, zuletzt für KI-Funktionen am 26. September 2026 geprüft. Beispiele und Vorgehensvorschläge sind redaktionelle Empfehlungen. Die Verfügbarkeit der neuen KI-Funktionen muss für die konkrete Xentral-Instanz geprüft werden.