Xentral Automatisierung: die vier Ebenen, mit denen dein Back-Office schrumpft

Unser Anspruch bei jedem Projekt: Wir machen aus Xentral deinen besten Mitarbeiter. Einen, der Aufträge verarbeitet, Rechnungen schreibt, Zahlungen abgleicht und Tracking-Mails verschickt, nachts, am Wochenende, ohne Krankmeldung. Damit du dabei nicht in Feature-Namen ertrinkst, sortiere ich das Thema so, wie ich es unseren Kunden erkläre: in vier Ebenen, von der eingebauten Auftragsverarbeitung bis zu den KI-Agenten.

Das ist die Automatisierung, die in Xentral schon drinsteckt. Der Auto-Versand erstellt zum Auftrag Lieferschein und Rechnung, bucht die Artikel aus dem Lager und übergibt an das Versandzentrum oder den Fulfiller. Als Wächter davor sitzt die Auftragsampel: Ein Auftrag läuft nur durch, wenn alle Symbole grün sind, also Lager, Porto und bei Vorkasse der Zahlungseingang.

Die Vollausbaustufe heißt AutoversandPLUS: Alle freigegebenen Aufträge mit grüner Ampel werden in Intervallen vollautomatisch übergeben, ohne dass jemand klickt. Dazu kommen die Picklisten-Profile, die freigegebene Aufträge automatisch zu Kommissionierläufen bündeln und abwickeln. Dein Lagerteam öffnet morgens die Picking App und arbeitet die Läufe ab. Ergebnis: Auftrag kommt rein, Pickliste entsteht, Label wird gedruckt, komplett ohne Handgriff im Büro.

Für alles, was regelmäßig laufen soll, gibt es Prozessstarter, im Kern Cronjobs. Bestes Beispiel ist der Zahlungseingang: Der Job läuft zum Beispiel alle sechs Stunden, importiert die Kontoumsätze (per Bank-Liveimport, auch PayPal und Stripe) und ordnet Zahlungen automatisch den Rechnungen zu. Nach demselben Muster laufen Auftragsimport aus den Shops, Lagerzahlen-Meldung an die Kanäle, Versandbestätigungen und wiederkehrende Rechnungsläufe für Abos.

Das Gute daran: Welche Jobs in welchem Intervall laufen, stellst du selbst in deiner Instanz ein. Ein bisschen technisches Verständnis braucht es dafür, und wenn du es nicht selbst anfassen willst, ist das klassische Partner-Arbeit. Auf denselben Unterbau setzt übrigens auch das Mahnwesen auf, das Zahlungserinnerungen bis Inkasso in fünf Stufen automatisch eskaliert, inklusive sauberem DATEV-Kreislauf.

Flows sind Wenn-dann-Automatisierung in der Oberfläche: eine Bibliothek mit rund 70 vorgefertigten Workflow-Typen, etwa Status ändern, wenn eine Bedingung erfüllt ist, Einkaufsbestellung aus einem Auftrag erzeugen oder unbezahlte Vorkasse-Bestellungen nach Frist stornieren. Die aktivierst du und fütterst sie mit Parametern, fertig.

Xentral Connect ist dieselbe Idee eine Etage tiefer: die Plattform, auf der solche Automatisierungen und ganze Integrationen gebaut werden. Zugang haben Partner, oder du lässt dich als Kunde dafür zertifizieren. Damit werden komplette Anbindungen an andere Tools gebaut, Standardintegrationen wie Shopify, Amazon oder Shopware angepasst und individualisiert oder systemweite Customizings umgesetzt, inklusive regelmäßiger Importe und Jobs. Wer lieber außerhalb von Xentral baut, nutzt die REST-API und Webhooks, im Video oben zeige ich so einen Fall mit Make: Shopify-Tags automatisch aus Xentral heraus steuern.

Bei KI trenne ich gern Marketing von Realität. Heute nutzbar sind die Copiloten: der AI Copilot im Berichte-Modul (baut SQL-Berichte aus Textanfragen, Beta), die KI-OCR für Eingangsrechnungen und die Import-Assistenz.

Die zweite Stufe ist der Xentral Agent Hub (Beta): spezialisierte KI-Agenten, die Routineaufgaben übernehmen, aktuell unter anderem ein Eingangsrechnungs-Agent, ein Lieferinformations-Agent und ein Zahlungsabgleich-Agent. Meine Einordnung: Die Richtung stimmt, und sie kommt schneller, als viele denken. Aber der Hebel liegt heute noch in den Ebenen 1 bis 3, und ohne saubere Stammdaten bleibt auch der beste Agent blind. Wer jetzt Prozesse und Daten aufräumt, kann die Agenten sofort nutzen, wenn sie ausrollen.

Was konsequente Automatisierung in der Praxis bringt, zeigt CAJU: 90 Prozent weniger Back-Office-Aufwand mit Xentral. Wenn du wissen willst, wie viel Handarbeit in deinem Setup noch steckt: So läuft eine Implementierung bei uns ab, und für den laufenden Betrieb gibt es Support und Betreuung.