Xentral Auto-Versand: Voraussetzungen und Übergabe sicher einrichten

Der Auto-Versand startet in Xentral die weitere Versandabwicklung eines Auftrags. Je nach Einrichtung entstehen die vorgesehenen Belege und der Vorgang geht an das Versandzentrum beziehungsweise einen angebundenen Fulfillment-Prozess. Der Name bedeutet nicht, dass Ware ohne weitere Lagerarbeit bereits beim Paketdienst ist.

Freigabe und Auftragsampel prüfen

Die Herstelleranleitung nennt zwei zentrale Voraussetzungen: Der Auftrag muss freigegeben sein und sämtliche Symbole der Auftragsampel müssen grün sein. Wenn ein Auftrag nicht übergeben werden kann, ist daher zuerst der konkrete offene Prüfpunkt zu untersuchen.

Eine rote Prüfung sollte nicht pauschal umgangen werden. Kläre, welche Bedingung fehlt und ob die zugrunde liegenden Daten stimmen. Ein falsch eingeordneter Zahlungsstatus oder eine ungeklärte Verfügbarkeit braucht eine fachlich richtige Lösung, keine bloße optische Freigabe.

Die Übergabe hängt mit der Wahl des Versandwegs zusammen; prüfe deshalb auch eure Versandregeln. Ergänzende Automatisierungen über Xentral Flows sollten dieselben Zuständigkeiten und Fehlerwege berücksichtigen.

Belegerstellung passend zum Prozess festlegen

Die Dokumentation beschreibt grundsätzlich Lieferschein und Rechnung im Auto-Versand. Abweichende Einstellungen können je nach Schnittstelle beziehungsweise Kundeneinstellung beeinflussen, welche Belege erzeugt werden. Prüfe deshalb den gewünschten Ablauf mit eurer Buchhaltung und Logistik.

Kontrolliere an einem Testauftrag die tatsächlich erzeugten Dokumente und deren Bezug. Bei einer 3PL-Anbindung über Xentrals Modul Übertragungen reicht der durch Auto-Versand erzeugte Lieferschein nicht für den Versand an den Dienstleister: Dafür braucht es zusätzlich eine passende aktive Übertragung und den Prozessstarter api_uebertragungen. Prüfe anschließend, ob der Dienstleister den Auftrag tatsächlich angenommen hat.

Einzelübergabe vor Massenverarbeitung testen

Xentral bietet die Übergabe eines einzelnen Auftrags sowie eine gemeinsame Verarbeitung ausgewählter Aufträge. Die Stapelverarbeitung sendet Vorgänge laut Dokumentation in eine Warteschlange. Prüfe deshalb nicht nur den Klick auf die Aktion, sondern den danach erreichten Zustand.

Wenn ein erwarteter Auftrag in der Versandübergabe fehlt, kann die Ampelberechnung noch nicht aktuell sein. Die Herstellerhilfe beschreibt hierfür eine erneute Berechnung und einen zugehörigen Prozessstarter. Prüfe zunächst den konkreten Auftrag, bevor du eine große Menge erneut verarbeitest.

Automatisierung kontrolliert aktivieren

Für die automatische Übergabe dokumentiert Xentral den Prozess autoversand_plus. Dieser übergibt passende Aufträge in definierten Intervallen. Die Anleitung weist darauf hin, dass dabei keine zusätzliche Prüfung erfolgt, und empfiehlt einen Test vor dem produktiven Einsatz. Laut Xentrals Prozessstarter-Hilfe dürfen autoversand_plus und autoversand_manuell nicht gleichzeitig verwendet werden.

Lege fest, wer den Prozess überwacht und wie er im Fehlerfall pausiert wird. Teste zunächst mit einem begrenzten, freigegebenen Umfang. Änderungen an Zahlungsregeln, Bestandszuordnung oder Projektkonfiguration können beeinflussen, welche Aufträge anschließend automatisch weiterlaufen.

Den Erfolg am Ende des Ablaufs messen

Unterscheide mehrere Zustände: Auftrag zur Übergabe bereit, Übergabe verarbeitet, Ware gepickt und gepackt, Tracking gespeichert und Rückmeldung übertragen. Diese Trennung erleichtert die Fehlersuche und verhindert, dass eine frühe Systemaktion als vollständiger Versand interpretiert wird.

• Auftrag und Ampel nachvollziehbar prüfen.
• Gewünschte Belege kontrollieren.
• Übergabe an Lager oder Fulfiller bestätigen.
• Pack- und Trackingprozess abnehmen.
• Rückmeldung im Verkaufskanal prüfen.

Für eine Umsetzung helfen eure Projekte, Versandmodelle und typischen Blockaden. Der Versandleitfaden ergänzt die Stationen nach der Übergabe.

Passender Einblick aus einem Kundenprojekt

Die Fallstudie Green Me Up beschreibt die Zusammenarbeit mit Partnergärtnereien und getrennten Versandabläufen. Sie liefert einen ergänzenden Blick auf die Abstimmung externer Beteiligter, ohne eine unveränderte Auto-Versand-Konfiguration für andere Unternehmen vorzugeben.

Berechnung und Übergabe sind zwei unterschiedliche Aufgaben

In der Fehlersuche hilft eine klare Trennung: autoversand_berechnung aktualisiert die Auftragsampel. autoversand_plus stößt die automatische Übergabe geeigneter Aufträge an. Eine aktualisierte Ampel bedeutet deshalb noch nicht, dass der Auftrag bereits verarbeitet wurde. Umgekehrt ist eine laufende Übergabe kein Beweis, dass ihre Eingangsdaten korrekt sind.

Die Auto-Versand-Anleitung empfiehlt für autoversand_plus die Art Uhrzeit. Bei periodischer Ausführung nennt sie mindestens 31 Minuten; kürzere Intervalle werden nicht ausgeführt. Prüfe diese Vorgabe, wenn ein scheinbar aktivierter Prozess nicht startet. Verkürze das Intervall nicht versuchsweise immer weiter.

Ein Fehlerprotokoll anhand des letzten bestätigten Schritts

1. Auftragsnummer, Projekt, Freigabestatus und Ampelzustand festhalten.
2. Zeitpunkt der letzten Berechnung und der vorgesehenen Übergabe unterscheiden.
3. Vorhandene Folgebelege kontrollieren, bevor erneut ausgelöst wird.
4. Bei externem Versand die Annahme durch das Zielsystem prüfen.
5. Erst danach Packprozess, Tracking und Kanalrückmeldung untersuchen.

Ein illustrativer Fall: Die Ampel ist grün und ein Lieferschein existiert, der Fulfiller zeigt aber keinen Auftrag. Hier liegt der nächste Prüfpunkt an der Übergabe zum Fremdsystem. Eine Änderung der Ampelregeln würde diesen Befund nicht erklären. Sichere die Referenzen und prüfe, ob der Übergabeversuch abgewiesen wurde oder noch offen ist.

Die Auswahl für den Tagesbetrieb sichtbar machen

Die Versandübergabe lässt sich laut Anleitung um benötigte Spalten ergänzen. Wähle Informationen, die euer Team tatsächlich zur Entscheidung braucht, beispielsweise Artikelkennungen. Definiere dazu einen Klärbereich für Aufträge, die nicht automatisch weiterlaufen dürfen. Ein Verantwortlicher sollte erkennen können, welche Bestellung weshalb wartet und wann sie erneut geprüft wird.

Bewahre einige freigegebene Testfälle für Änderungen an Projekten, Zahlungsweisen und Versandwegen auf. Sie helfen zu prüfen, ob eine Änderung unbeabsichtigt zusätzliche Aufträge freigibt oder zuvor funktionierende Vorgänge blockiert.

Quellen und fachlicher Stand

Die Auto-Versand- und Versandzentrum-Anleitungen wurden am 17. September 2026 geprüft, die Prozessstarter- und 3PL-Übertragungen-Anleitungen am 26. September 2026. Die Empfehlungen zur Projektorganisation sind redaktionelle Empfehlungen von CommerceOS.

• Xentral Hilfe: Aufträge an Versandprozesse übergeben (Xentral Auto-Versand)
• Xentral Hilfe: Versandzentrum (Packtisch-Modul): Kommissionieren, Verpacken und Versenden
• Xentral Hilfe: Automatisierung per Prozessstarter
• Xentral Hilfe: 3PL-Praxisbeispiele für Fulfillment-Anbindungen
• Xentral Hilfe: 3PL-Vorbereitende Einstellungen