Amazon FBA und Xentral: Aufträge vom eigenen Versand trennen

Bei Fulfillment by Amazon, kurz FBA, übernimmt Amazon die Auslieferung an den Kunden. Für Xentral ist deshalb entscheidend, dass ein importierter FBA-Auftrag nicht wie ein Auftrag für das eigene Lager behandelt wird. Die richtige Trennung betrifft Projektzuordnung, Belege und Bestandsverständnis. Dieser Artikel bezieht sich auf die aktuelle Amazon-Connect-Dokumentation.

FBA-Aufträge ausdrücklich auswählen

Im Auftragsworkflow beschreibt Xentral getrennte Schalter für den Import von FBA- und FBM-Aufträgen. Prüfe, welche Prozesse du tatsächlich abbilden möchtest und welche Amazon-Marktplätze dazugehören. Ein erfolgreicher FBM-Import belegt nicht automatisch, dass FBA ebenfalls passend eingerichtet ist.

Wähle für die Abnahme einen eindeutig als FBA erkennbaren Vorgang. Notiere die Amazon-Referenz, den Marktplatz und die erwartete Zuordnung im ERP. Kontrolliere nach dem Import nicht nur die Beträge, sondern auch den Prozess, in dem der Auftrag landet.

Betreibt ihr zusätzlich Eigenversand, trennt diesen vom FBA-Ablauf; dafür gibt es den Leitfaden zu Amazon FBM mit Xentral. Die Regeln für mehrere Lager helfen, Verantwortlichkeiten und Bestände im Gesamtkonzept auseinanderzuhalten.

Eigenes FBA-Projekt verwenden

Die Herstellerdokumentation fordert ein eigenes FBA-Projekt und nennt dafür das Kommissionierverfahren „ohne Lagerbuchung“. Der beschriebene Zweck ist, FBA-Aufträge nicht versehentlich selbst zu versenden und sie passend durch die Auftragsprüfung zu führen. Übernimm diese Vorgabe bewusst in die Projektkonfiguration und prüfe sie mit einem Testauftrag.

Eine klare Bezeichnung und Zuständigkeit helfen zusätzlich im Tagesgeschäft. Das Team sollte erkennen können, warum ein FBA-Vorgang nicht auf dieselbe Pickliste wie eine eigene Versandbestellung gehört. Ein manuell gestarteter Ersatzversand braucht einen eigenen, abgestimmten Prozess.

Amazon-Bestand und Nachschub unterscheiden

Ein Kundenauftrag bei Amazon, ein Warentransport in ein Amazon-Lager und eine Bestandsmeldung sind unterschiedliche Vorgänge. Lege fest, welche Daten ihr im ERP benötigt und aus welcher Quelle sie kommen. Die Existenz eines Auftragsimports ist kein Nachweis für einen vollständigen Abgleich aller FBA-Lagerbewegungen.

• Welche Menge liegt im eigenen Lager und ist für Nachschub vorgesehen?
• Welche Ware wurde bereits versandt, aber noch nicht als eingegangen bestätigt?
• Welche Amazon-Mengen sind tatsächlich verkaufbar?
• Wie werden Differenzen und Rücksendungen geklärt?
• Wer prüft die Abweichungen zwischen den beteiligten Übersichten?

Diese Fragen bilden eine fachliche Prüfliste. Welche FBA-Bestandsfunktionen deine konkrete Anbindung unterstützt, muss anhand der aktuellen Funktionsübersicht und eines Tests nachgewiesen werden. Vermische den allgemeinen Bestandsworkflow des Connectors nicht ungeprüft mit sämtlichen FBA-Bewegungen.

Rechnungsprozess passend zu Amazon festlegen

In den Workflows wird der im Seller Central verwendete Amazon-Rechnungsservice berücksichtigt. Stimme diese Auswahl mit dem tatsächlichen Verfahren ab. Belegerstellung und Übertragung dürfen nicht parallel in zwei Lösungen unbeabsichtigt denselben Vorgang bedienen.

Die aktuelle Dokumentation weist beim Aktivieren des Belegworkflows darauf hin, den Belegupload in der bisherigen Schnittstelle zu deaktivieren. Plane eine solche Umstellung mit einem klaren Übergabezeitpunkt und prüfe repräsentative Belege. Die fachliche Rechnungs- und Steuerkonfiguration gehört in die Abstimmung mit eurer Buchhaltung.

Importverzögerungen richtig einordnen

Amazon stellt ergänzende Auftragsinformationen laut Xentral teilweise zeitversetzt bereit. Die dokumentierte Readiness-Prüfung kann auf Nebenberichte warten, etwa für abweichende Rechnungsadressen. Ein Vorgang, der im Seller Central schon sichtbar ist, muss deshalb nicht im selben Moment vollständig in Xentral vorliegen.

Prüfe bei einer Verzögerung zunächst Status und vereinbarte Warteeinstellungen. Für die Gesamtanbindung hilft der Amazon-Überblick. Im Projektbriefing sollten FBA, eigener Versand, Nachschub und Belege als getrennte Arbeitsbereiche beschrieben sein.

Passender Einblick aus einem Kundenprojekt

IDENTIM beschreibt in der veröffentlichten Fallstudie die Verbindung von eigenem Shop, Amazon und B2B über Xentral. Das ist ein passender Multichannel-Kontext; die Fallstudie nennt jedoch kein konkretes FBA-Verfahren und ist deshalb kein Beleg für einzelne FBA-Funktionen.

Drei FBA-Vorgänge mit unterschiedlichen Nachweisen

Für eine verständliche Prozessbeschreibung trennst du Kundenauftrag, Nachschub und Abrechnung. Beim Kundenauftrag prüfst du die Amazon-Referenz und die richtige ERP-Zuordnung. Beim Nachschub prüfst du die Ware auf dem Weg vom eigenen Bestand in den Amazon-Prozess. Bei der Abrechnung vergleichst du Zahlungen und Abrechnungsnachweise. Kein einzelner erfolgreicher Import bestätigt automatisch alle drei Bereiche.

Unsere Empfehlung ist eine Liste mit Quelle, Ziel und verantwortlicher Person pro Datenart. Schreibe ausdrücklich dazu, welche Information ihr nur bei Amazon nachschlagt und welche zuverlässig in Xentral vorliegen muss. So bleibt ein fehlender Funktionsumfang sichtbar, statt stillschweigend durch manuelle Tabellen ersetzt zu werden.

Das FBA-Projekt anhand eines tatsächlichen Vorgangs abnehmen

Die Amazon-Workflow-Dokumentation verlangt für FBA ein eigenes Projekt mit dem Kommissionierverfahren „ohne Lagerbuchung“. Prüfe deshalb nach dem Import nicht nur den Projektnamen, sondern auch die zugrunde liegende Konfiguration.

1. Einen bekannten FBA-Auftrag mit Amazon-Referenz und Marktplatz auswählen.
2. Den Import und die Zuordnung zum vorgesehenen FBA-Projekt kontrollieren.
3. Prüfen, dass daraus kein unbeabsichtigter eigener Pick- oder Versandvorgang entsteht.
4. Die vereinbarten Belege und deren Zuständigkeit kontrollieren.
5. Bei zusätzlichem FBM einen Gegenfall prüfen, der bewusst in den eigenen Versandprozess gehört.

Diese Prüfung schützt vor einer fachlichen Verwechslung, die bei ähnlichen Artikelbezeichnungen leicht übersehen werden kann. Ein Ersatzversand aus dem eigenen Lager benötigt eine eigene Freigabe und darf nicht aus einem missverstandenen FBA-Status entstehen.

Musterfall: Ware unterwegs ist noch kein bestätigter Amazon-Bestand

Angenommen, illustrativ 100 Einheiten verlassen euer Lager für einen Amazon-Nachschub. In einer späteren Empfangsübersicht sind zunächst 96 Einheiten bestätigt. Die Differenz von vier Einheiten ist ein Klärfall. Sie darf nicht ohne Prüfung als Verlust, verfügbarer Bestand oder abgeschlossener Wareneingang behandelt werden.

Für die Untersuchung benötigt ihr die Sendungsreferenz, den Versandnachweis, die bestätigten Empfangsdaten und deren Zeitpunkte. Dieses Beispiel beschreibt eine fachliche Abstimmung, keine Zusage, dass der Connector jeden dieser Werte automatisch in Xentral abbildet. Kläre für eure eingesetzte Anbindung, wo die jeweiligen Nachweise geführt werden.

Den Rechnungsservice beim Wechsel ausdrücklich prüfen

Stimme die in Xentral gewählte Einstellung mit dem tatsächlichen Amazon-Rechnungsservice ab. Die Herstelleranleitung unterscheidet die Belegübertragung je Verfahren und weist darauf hin, beim Aktivieren des neuen Belegworkflows den bisherigen Upload zu deaktivieren. Ein paralleler Betrieb darf nicht unbeabsichtigt zwei Lösungen für denselben Beleg verantwortlich machen.

Halte den Übergabezeitpunkt sowie offene Belege fest und prüfe jeweils einen repräsentativen Rechnungs- und Korrekturfall im vereinbarten Verfahren. Die fachliche Behandlung bestätigt eure Buchhaltung. Der Buchhaltungsleitfaden ergänzt die weitere Übergabe; der Amazon-Import ersetzt keine Finanzabstimmung.

Was bei verzögerten Daten in die Fehlerbeschreibung gehört

Notiere Amazon-Referenz, Marktplatz, Erfüllungsmodell, Erstellungszeit und den letzten sichtbaren Importstand. Ergänze, ob die dokumentierte Readiness-Prüfung auf zusätzliche Berichte wartet. Trenne „noch nicht vollständig verfügbar“ von „mit Fehlermeldung abgewiesen“. Für eine konkrete Untersuchung sind diese Angaben hilfreicher als ein pauschaler Neuimport aller Bestellungen.

Quellen und fachlicher Stand

Herstellerdokumentation geprüft am 17. September 2026. Die Empfehlungen zur Projektorganisation sind redaktionelle Empfehlungen von CommerceOS.

• Xentral Hilfe: Amazon-Anbindung: Überblick
• Xentral Hilfe: Amazon: Workflows konfigurieren