Das Wichtigste in Kürze
- Prüfe Artikelnummern und Varianten vor der Migration auf Eindeutigkeit.
- Abweichende Shop-SKUs können über passende Fremdnummern zugeordnet werden.
- Teste eine kleine repräsentative Auswahl, bevor du den gesamten Bestand übernimmst.
Ein unklarer Artikelstamm wird durch einen ERP-Wechsel nicht automatisch besser. Doppelte Kennungen, uneinheitliche Varianten und veraltete Zuordnungen können nach der Migration in Bestellungen, Lager und Schnittstellen weiterwirken. Bereinige deshalb zuerst die Identität der Artikel. Beschreibungen und Bilder sind wichtig, aber ohne eindeutige Zuordnung bleibt der operative Ablauf unsicher.
Eine verbindliche Artikelliste erstellen
Führe die aktiven Datensätze aus den beteiligten Systemen in einer Prüfliste zusammen. Notiere interne Artikelnummer, externe SKU, Variante, Einheit und betroffenen Verkaufskanal. Markiere, welches System den jeweiligen Wert künftig pflegt. Produktname und EAN sollten nicht ungeprüft als Ersatz für eine eindeutige Artikelnummer verwendet werden.
Unterscheide tatsächliche Dubletten von bewusst getrennten Artikeln. Zwei ähnlich benannte Produkte können unterschiedliche Mengen, Verpackungseinheiten oder Varianten darstellen. Eine automatische Zusammenführung allein anhand des Namens kann daher fachlich falsch sein. Die Entscheidung gehört zu einer Person, die das Sortiment kennt.
Die Zuordnungen werden besonders wichtig, wenn du Shopify und Xentral synchronisierst oder WooCommerce mit Xentral verbindest. Prüfe den Artikelstamm deshalb anhand der tatsächlich geplanten Verkaufskanäle.
Varianten einzeln nachvollziehen
Prüfe bei Varianten sowohl das übergeordnete Produkt als auch die konkreten verkaufbaren Ausprägungen. Eine Bestellung betrifft beispielsweise eine bestimmte Größe und Farbe, nicht nur den Namen der Produktfamilie. Diese Identität muss zwischen Shop, ERP und Lager erhalten bleiben.
- Hat jede verkaufbare Variante eine eindeutige Kennung?
- Ist die Zuordnung zum richtigen Hauptartikel nachvollziehbar?
- Passt die Mengeneinheit zum tatsächlichen Lager- und Verkaufsprozess?
- Sind inaktive Varianten bewusst ausgeschlossen oder weiterhin erforderlich?
- Gibt es externe Systeme mit abweichenden Artikelnummern?
Ergänze konkrete Beispiele problematischer Datensätze. Dadurch wird aus der allgemeinen Aufgabe „Stammdaten verbessern“ eine Liste prüfbarer Korrekturen.
Fremdnummern bewusst einsetzen
Xentral dokumentiert Fremdnummern für die Zuordnung externer Artikelnummern. Beim Shopify-Connector kann die Verknüpfung über Fremdnummern in den erweiterten Einstellungen aktiviert werden. Dabei verlangt die Dokumentation die shopseitige SKU; eine Produkt-ID ist dort kein gleichwertiger Ersatz.
Wichtig sind Shopbezug und Bezeichnung der Fremdnummern-Kategorie. Die Bezeichnung in der Schnittstelle muss zur Tabelle passen, einschließlich Groß- und Kleinschreibung. Prüfe diese Verbindung vor einer umfassenden Synchronisation. Eine korrekte Nummer im falschen Shopkontext löst die Zuordnungsaufgabe nicht.
Mit einem kleinen Testbestand arbeiten
Wähle einen einfachen Artikel, eine Variante und einen Artikel mit abweichender externer SKU. Kontrolliere nach der Übernahme die Kennungen und die tatsächlich verknüpften Datensätze. Prüfe anschließend einen Auftrag, der diese Artikel verwendet. So wird sichtbar, ob die Zuordnung auch im Geschäftsprozess trägt.
Für Shopify beschreibt Xentral Filter in der Artikelzuordnung und empfiehlt einen einzelnen Artikel für erste Tests. Beachte dabei die dokumentierte Grenze: Ein Artikel, der später aus dem Filter entfernt wird, erhält keine Aktualisierungen mehr, wird dadurch aber nicht automatisch aus dem Shop entfernt. Auswahl und Deaktivierung sind verschiedene Aufgaben.
Änderungen auch nach dem Start kontrollieren
Halte fest, wer neue Artikel anlegt und externe Zuordnungen pflegt. Ohne diese Zuständigkeit entstehen bereinigte Fehler später erneut. Dokumentiere außerdem, wie auslaufende Produkte behandelt werden und welche Verknüpfungen weiterhin für offene oder historische Vorgänge benötigt werden.
Der Migrationsleitfaden ordnet die Artikelbereinigung in den Systemwechsel ein. Für eine Datenprüfung helfen ein anonymisierter Auszug, eure Regeln für Artikelnummern und Beispiele bekannter Zuordnungsprobleme.
Passender Einblick aus einem Kundenprojekt
Die Fallstudie reitstiefel.shop beschreibt ein umfangreiches Variantensortiment und die Abstimmung von Shop, Xentral und mehreren Standorten. Sie liefert einen konkreten Kontext für die Bedeutung eindeutiger Artikeldaten; die dortige Lösung muss für andere Sortimente gesondert geplant werden.
Quellen und fachlicher Stand
Herstellerdokumentation geprüft am 17. September 2026. Die Empfehlungen zur Projektorganisation sind redaktionelle Empfehlungen von CommerceOS.
Häufige Fragen
Sollten ähnliche Artikelnamen automatisch zusammengeführt werden?
Nein. Prüfe fachlich, ob tatsächlich derselbe Artikel oder unterschiedliche Varianten beziehungsweise Einheiten vorliegen.
Was sind Fremdnummern in Xentral?
Sie bilden externe Artikelkennungen ab. Für ihre Verwendung müssen unter anderem Shopbezug und die Konfiguration der jeweiligen Anbindung passen.
Kann beim Shopify-Connector eine Produkt-ID statt SKU verwendet werden?
Für die dokumentierte Fremdnummern-Verknüpfung nennt Xentral die shopseitige SKU. Andere Felder wie Produkt-ID sind dort nicht wirksam.
Welche Artikel gehören in einen ersten Test?
Ein Standardartikel, eine Variante und ein Datensatz mit abweichender externer Kennung sind ein sinnvoller Anfang.
Wird ein herausgefilterter Artikel aus Shopify gelöscht?
Nein. Laut Dokumentation stoppt das Entfernen aus der Artikelzuordnung die Aktualisierung; es ist keine automatische Entfernung aus dem Shop.
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