ERP-Wechsel zu Xentral: Datenmigration ohne Drama

Ein ERP-Wechsel fühlt sich an wie eine Operation am offenen Herzen: Das Tagesgeschäft muss weiterlaufen, während darunter das komplette System getauscht wird. Mein Fazit vorweg: Die Migration selbst ist das kleinste Problem. Was Projekte wirklich scheitern lässt, sind schmutzige Daten und fehlende Prozessklarheit. Beides kannst du vorher in den Griff bekommen.

Der folgende Leitfaden beschreibt ein strukturiertes Vorgehen. Umfang, Zeitplan und Abnahme müssen für das konkrete Unternehmen vereinbart werden.

Der Ablauf: fünf Phasen statt Big Bang

Xentral beschreibt die ERP-Migration in fünf Phasen, und die decken sich mit unserer Projekterfahrung:

• 1. Vorbereitung und Planung: Ziele, Team, Zeitplan, Verantwortlichkeiten
• 2. Datenbestandsaufnahme: Welche Daten existieren wo, und welche davon brauchst du wirklich noch?
• 3. Datenbereinigung und Mapping: Dubletten raus, Felder des Altsystems auf Xentral-Felder mappen
• 4. Testmigration: Import mit Testdaten, Integrationstests, Abnahme durch die Fachabteilungen
• 5. Go-Live mit Überwachung: in einer betriebsarmen Phase, gern gestaffelt statt alles auf einmal

Der wichtigste Punkt steckt in Phase 5: Leg den Go-Live nicht in dein Weihnachtsgeschäft. Klingt offensichtlich, wird trotzdem regelmäßig anders gemacht.

Datenbereinigung: der unterschätzte Teil

Plane Datenbereinigung als eigene Aufgabe mit Verantwortlichen und überprüfbaren Ergebnissen. Der Aufwand hängt vom tatsächlichen Ausgangsbestand ab.

Unterscheide aktive Stammdaten, offene Vorgänge und historische Unterlagen. Welche Daten operativ migriert und welche gesondert aufbewahrt werden, muss mit den zuständigen Fachpersonen festgelegt werden.

Die Import-Werkzeuge in Xentral

Für den Datenumzug kommen je nach Datentyp mehrere Importwege infrage. Prüfe den aktuellen Funktionsumfang in eurer Instanz:

• Import-/Exportzentrale mit Import-Vorlagen: wiederverwendbare CSV-Vorlagen für Adressen (Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner), Artikel inklusive Stücklisten und Lagermengen
• Überarbeiteter CSV-Import (Connect): unterstützt unter anderem Artikel, Preise, Medien, Stücklisten, Kunden, Aufträge und Rechnungen. Xentral rollt ihn schrittweise aus; prüfe die Verfügbarkeit in eurer Instanz
• Belegeimporter: importiert verschiedene Belege wie Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften aus CSV-Dateien; der passende Weg hängt von Datenart und Migrationsziel ab
• Shopware5-Connector mit Migrationsmodus: überträgt Artikel einmalig aus Shopware 5, als Richtwert nennt Xentral rund 3 Stunden für 2.000 bis 3.000 Artikel

Beim überarbeiteten CSV-Import können leere Zellen bestehende Werte überschreiben. Teste Mapping und Importdateien deshalb zunächst mit wenigen Datensätzen und sichere den Ausgangsbestand.

Zwei Regeln aus dem Help Center, die dir Frust ersparen: Importiere immer zuerst die Kontaktdaten, dann die Artikel. Und teste jeden Import erst mit einer kleinen Datenmenge, bevor du die volle CSV durchjagst. Nach dem Import die Nummernkreise nachziehen, sonst vergibt Xentral Nummern doppelt.

Was nicht automatisch mitkommt

• Keine Datenbereinigung: Der Import übernimmt deine Dubletten ungefragt mit, aufräumen musst du vorher
• Vorsicht bei leeren Zellen: Im neuen CSV-Importer überschreiben leere Zellen bestehende Daten in Xentral
• Ansprechpartner nur einmalig: Ein Update per erneutem Import ist nicht vorgesehen
• Unterstützte Datentypen prüfen: Die aktuelle CSV-Importer-Übersicht nennt inzwischen auch Kunden, Rechnungen, Bestellungen und weitere Belegarten
• Shopware5-Migrationsmodus: überträgt nur Artikel, keine Aufträge oder Kunden

Parallellauf und Go-Live

Plane eine vollständige Testmigration mit fachlichem Abgleich. Für den produktiven Übergang braucht jeder offene Vorgang genau ein zuständiges Bearbeitungssystem. Ein Parallelbetrieb ist nur mit bestätigter Zuordnung und kontrolliertem Abgleich sinnvoll.

Dass auch große Umzüge funktionieren, zeigen unsere Kunden: Rocka Nutrition ist von SAP auf Xentral gewechselt, Chiemgaukorn ebenfalls, und reitstiefel.shop kam von Shopware und hat den Umsatz fast verdoppelt.

Was kostet der Wechsel?

Kalkuliere Datenanalyse, Bereinigung, Import, Schnittstellen, Tests und interne Mitwirkung getrennt. Ein pauschaler Umsatzprozentsatz ersetzt keine Aufwandsschätzung. Laufende Softwarekosten erläutert der Kostenleitfaden.

Welche Fehler du bei der Einführung sonst noch vermeiden solltest, haben wir hier gesammelt: Die 7 häufigsten Fehler bei der Xentral-Einführung. Im Video oben gehe ich die fünf kritischsten durch.

Eine Zuordnungstabelle mit fachlicher Bedeutung erstellen

Halte für jedes benötigte Feld Quelle, Zielfeld, Bedeutung, Format und Verantwortlichen fest. Gleiche Feldnamen beweisen nicht dieselbe Bedeutung. Ein Bestand kann beispielsweise den physischen Gesamtbestand oder eine bereits um Reservierungen verringerte Menge bezeichnen. Die Zuordnung muss deshalb fachlich bestätigt werden.

Der aktuelle CSV-Importer-Überblick unterscheidet einfache Listen von Belegen mit Kopf und Positionen. Bei Letzteren verbindet ein Gruppenbezeichner die Zeilen desselben Belegs. Prüfe an einem Auftrag mit mehreren Positionen, ob genau ein Beleg mit den richtigen Positionen entsteht.

Leere Zellen als bewusste Änderung behandeln

Die Herstellerhilfe warnt, dass leere Zellen bestehende Werte überschreiben können. Ein illustrativer Update-Import soll nur Preise ändern, enthält aber zusätzlich eine leere gemappte Beschreibungsspalte. Damit besteht die Gefahr, unbeabsichtigt Beschreibungen zu leeren. Beschränke Datei und Mapping auf tatsächlich gewünschte Änderungen oder befülle die Werte bewusst.

Teste sowohl eine Neuanlage als auch die Aktualisierung eines vorhandenen Datensatzes. Prüfe dabei ausdrücklich Felder, die unverändert bleiben sollen. Eine fehlerfreie Importmeldung allein bestätigt keinen richtigen Datenbestand.

Die letzte Änderung zwischen Export und Start einplanen

Vereinbare einen Datenstand und erfasse danach entstehende Änderungen getrennt. Dazu können neue Artikel, Lagerbewegungen und offene Aufträge gehören. Jede Datenart braucht einen definierten Nachzug oder einen begrenzten Änderungsstopp. Unkontrollierter Parallelbetrieb kann doppelte Verarbeitung und widersprüchliche Bestände erzeugen.

Bewahre Importdatei, Mappingstand, Ergebnisprotokoll und fachliche Abnahme zusammen auf. Im Journal des neuen Importers lassen sich laut Dokumentation einzelne Datensätze und Fehler untersuchen. Die ursprüngliche Datei und die tatsächliche Transformation sollten unterscheidbar bleiben.

Ein Rückweg braucht mehr als eine Sicherung

Wenn nach der Umschaltung bereits Vorgänge verarbeitet wurden, müssen diese vor einem Rückwechsel abgeglichen werden. Ein technischer Datenstand allein erklärt nicht, welche Ware physisch verschickt oder welche Rechnung bereits weitergegeben wurde. Nutze dafür die Go-live-Checkliste und eine eindeutige Vorgangsliste.

Quellen und fachlicher Stand

Verlinkte Herstellerdokumentation geprüft am 17. September 2026. Projektablauf, Beispiele und Abnahmevorlagen sind redaktionelle Empfehlungen; Zeit und Aufwand sind projektspezifisch zu bestätigen.