Das Wichtigste in Kürze
- Ein durchgängiger Einkauf verbindet Bedarf, Lieferantenbestellung, Wareneingang und Rechnung.
- Stammdaten und offene Vorgänge bestimmen die Qualität der Planung.
- Verantwortung für Mengenprüfung und Rechnungsfreigabe muss klar verteilt sein.
Ein guter Einkaufsprozess endet nicht mit dem Versenden einer Bestellung. Er verbindet einen nachvollziehbaren Bedarf mit der eingehenden Ware und der späteren Rechnung. Xentral stellt dafür verschiedene Funktionen bereit. Für die Einführung ist entscheidend, wie sie in eurem Unternehmen zusammenarbeiten und wer offene Punkte bearbeitet.
Den Bedarf mit bereinigten Daten beurteilen
Prüfe zunächst Artikel, Lieferantenzuordnung, Einkaufspreise und vorhandene Mengen. Für den Bestellvorschlag nennt Xentral unter anderem eine Lieferantenrolle, passende Einkaufspreise und Lagerartikel als Voraussetzungen. Offene Kundenaufträge, Reservierungen und freigegebene Lieferantenbestellungen beeinflussen die Berechnung.
Veraltete offene Vorgänge können daher ein verzerrtes Bild erzeugen. Bearbeite sie nachvollziehbar, bevor du neue Bestellungen auslöst. Storniere oder schließe einen Vorgang nur dann, wenn fachlich geklärt ist, dass er nicht mehr benötigt wird. Die Bereinigung darf reale Verpflichtungen nicht ausblenden.
Für die Bedarfsermittlung findest du die Voraussetzungen und Grenzen im Leitfaden zum Xentral-Bestellvorschlag. Nach der Lieferung schließt der Prozess für Eingangsrechnungen an.
Bestellung und Verantwortlichkeit verbinden
Lege fest, wer Mengen auswählt, Konditionen prüft und eine Bestellung freigibt. Ein Vorschlag des Systems ist eine Entscheidungsgrundlage. Lieferfähigkeit, Mindestmengen, bereits getroffene Absprachen und benötigte Termine müssen ebenfalls berücksichtigt werden.
Die öffentliche Paketübersicht nennt Lieferantenbestellungen beim Business-Paket und den Bestellvorschlag bei Pro. Prüfe den konkreten Vertragsumfang vor der Umsetzung. Funktionszugang, Softwarekosten und die Einrichtung eures individuellen Einkaufsprozesses sind getrennte Themen.
Offene Lieferungen aktiv nachhalten
Führe eine klare Liste offener Bestellungen und bestätigter Erwartungen. Wer fragt nach, wenn eine Lieferung ausbleibt? Wie werden geänderte Mengen oder Termine an Lager und Vertrieb weitergegeben? Diese organisatorischen Regeln verhindern, dass sich jede Abteilung auf eine andere Information verlässt.
Bei der Bedarfsplanung ist eine dokumentierte Grenze wichtig: Im Bereich fehlende Artikel des Bestellvorschlags wird die Lieferzeit laut Hersteller zwar angezeigt, aber nicht in der Bedarfsplanung berücksichtigt. Lange Beschaffungszeiten brauchen deshalb eine bewusste zusätzliche Prüfung.
Wareneingang und Rechnung getrennt bestätigen
Der tatsächliche Wareneingang sollte mit der Bestellung abgeglichen werden. Prüfe Menge, Artikel und relevante Qualitätsmerkmale; dokumentiere Abweichungen. Eine angenommene Lieferung ist nicht automatisch eine in jeder Hinsicht freigegebene Lieferantenrechnung.
Bei Verbindlichkeiten beschreibt Xentral getrennte Prüfungen für Wareneingang und Rechnung. Lege fest, wer welchen Teil bestätigt. Preisabweichungen, fehlende Ware oder unklare Nebenkosten brauchen einen benannten Klärweg, damit weder ungeprüft gezahlt noch eine berechtigte Fälligkeit übersehen wird.
Mit einem vollständigen Beispiel starten
Wähle einen repräsentativen Beschaffungsvorgang und verfolge ihn bis zur geprüften Rechnung. Ergänze einen Fall mit Teillieferung oder Abweichung, wenn dieser im Alltag vorkommt. Halte fest, welche Referenzen die einzelnen Schritte verbinden und wo der aktuelle Bearbeitungsstand sichtbar ist.
- Bedarf und Mengenentscheidung erklären können.
- Bestellung mit bestätigten Konditionen dokumentieren.
- Offene Lieferung einer zuständigen Person zuordnen.
- Wareneingang und Rechnung getrennt kontrollieren.
- Abweichungen mit nächstem Schritt und Termin bearbeiten.
Für die Einführung helfen eure heutigen Freigaben, typische Lieferantenfälle und offene Listen. Der Buchhaltungsleitfaden ergänzt den Übergang in die finanzielle Verarbeitung.
Quellen und fachlicher Stand
Herstellerdokumentation geprüft am 17. September 2026. Die Empfehlungen zur Projektorganisation sind redaktionelle Empfehlungen von CommerceOS.
Häufige Fragen
Ist ein Bestellvorschlag bereits eine Bestellung?
Er dient der Mengen- und Bedarfsentscheidung. Die tatsächliche Bestellung und Freigabe müssen bewusst geprüft werden.
Welche Daten sind besonders wichtig?
Artikel, Lieferant, Einkaufspreise, Lagerbestand sowie offene Kundenaufträge und Lieferantenbestellungen.
Berücksichtigt jede Bedarfsansicht die Lieferzeit?
Nein. Für die Übersicht fehlender Artikel nennt Xentral ausdrücklich eine Anzeige ohne Einbeziehung in die Bedarfsplanung.
Warum Wareneingang und Rechnung getrennt prüfen?
Gelieferte Menge und berechneter Preis sind unterschiedliche Prüffragen. Zuständigkeiten und Klärwege sollten getrennt nachvollziehbar sein.
Welchen Paketumfang sollte ich prüfen?
Die öffentliche Übersicht ordnet Lieferantenbestellungen Business und den Bestellvorschlag Pro zu. Maßgeblich ist euer bestätigter Vertragsumfang.
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