Xentral Lagerverwaltung in der Praxis: Mobile Picking, Scanner, Prozesse

Im Lager entscheidet sich, ob dein ERP funktioniert. Eine falsche Rechnung kannst du korrigieren, ein falsch gepacktes Paket ist beim Kunden. Ich habe selbst Jahre im Lager gearbeitet, bevor ich in die IT-Beratung gewechselt bin: erst als Fachkraft für Lagerlogistik, dann als Logistikmeister. Deshalb schaue ich bei jedem Xentral-Projekt zuerst auf die Lagerprozesse, nicht auf die Feature-Liste.

In diesem Artikel bekommst du den ehrlichen Praxis-Check: was die Xentral-Lagerverwaltung kann, wie die Mobile Picking App wirklich arbeitet, welche Hardware du brauchst und wo die Stolperfallen liegen, die dir das Help Center nicht auf Seite 1 zeigt.

Was die Xentral-Lagerverwaltung kann

Xentral führt Bestände auf Lagerplatz-Ebene. Ein-, Aus- und Umlagerungen laufen über den Bereich Lager oder direkt im Artikel, jeweils mit Buchungshistorie. Für schnelle Bewegungen gibt es Schnell-Auslagern und Schnell-Umlagern, dazu Zwischenlager für Ware, die gerade unterwegs ist.

• Lagerplatz-Typen: reguläre Plätze, Nachschubplätze, gesperrte Plätze und Verbrauchslagerplätze
• Bestandsführung: Bewegungshistorie und für bestimmte manuelle Buchungen definierbare Lagerbewegungsarten
• Chargen, MHD und Seriennummern: pro Artikel aktivierbar, Erfassung per Scan im Wareneingang, in der Produktion und beim Picken
• Laufwege: über Sortiernummern der Lagerplätze steuerbar, damit die App dich in der richtigen Reihenfolge durchs Lager schickt

Prüfe vor einer zusätzlichen Lagerlösung, welche Anforderungen der eingerichtete ERP-Prozess bereits erfüllt und welche Lücken tatsächlich verbleiben.

Mobile Picking App: so läuft die Kommissionierung

Die Mobile Picking App (im Play Store und App Store als "Xentral Picking") ist der aktuelle Weg für scannergestütztes Kommissionieren. Sie ist ab dem Business-Plan verfügbar. Das Lagerteam meldet sich per persönlichem QR-Code plus PIN an, nach dem Kistenscan funktioniert das Picken auch offline weiter.

Es gibt drei Pick-Modi: Multi-Order-Run als Standard (ein Lauf durchs Lager für mehrere Aufträge gleichzeitig), Single-Order-Run für einzelne Aufträge und Single-Item-Pick für mehrere Aufträge, die jeweils genau eine Einheit desselben Artikels enthalten. Konfiguriert wird das über Picklisten-Profile und Mobile Pick-Profile.

• So läuft ein Multi-Order-Run ab: Lauf in der App wählen
• Kisten (Totes) scannen, eine pro Auftrag
• Die App führt dich per Sortiernummer zum ersten Lagerplatz
• Lagerplatz scannen, Artikel scannen, Kisten-QR scannen
• Am Ende synchronisiert die App den Lauf zurück ins Versandzentrum

Für Lebensmittel- und Kosmetik-Brands wichtig: Bei Artikeln mit MHD oder Charge schlägt die App automatisch nach FEFO vor, also die Ware mit dem nächsten Ablaufdatum zuerst. Klärfälle und Teillieferungen lassen sich direkt in der App abwickeln, Dezimalmengen (zum Beispiel 2,5 kg) werden unterstützt.

Voraussetzung im Projekt: das Kommissionierverfahren "Lieferschein mit Lagerplatz und automatische Lagerausbuchung" plus die aktivierte Option Mobile Picking App. Das alte Modul Multi-Order-Picking führt Xentral inzwischen als Legacy, es muss im Projekt deaktiviert sein.

Welche Hardware du brauchst

Die App läuft auf Android und iOS. Zum Testen reicht die Smartphone-Kamera, und genau so würde ich auch starten: erst den Prozess mit zwei, drei Leuten auf dem Handy sauber ziehen, dann in Hardware investieren. Für den Dauerbetrieb empfiehlt Xentral MDE-Geräte von Zebra (TC26, MC3300), Honeywell, Sunmi, Datalogic, KEYENCE (nur BT-A600) und Unitech.

Zwei Dinge vorher wissen: QR-Codes brauchen einen 2D-Scanner oder die Kamera, und externe Bluetooth-Scanner werden nicht unterstützt. Wer also schon Bluetooth-Handscanner im Regal liegen hat, kann sie mit der Picking App nicht weiterverwenden.

Die Stolperfallen aus der Praxis

Die App ist gut, aber sie hat Regeln, die du vor dem Go-Live kennen solltest. Das sind die Punkte, die in unseren Projekten und in der Xentral-Community am häufigsten für Diskussionen sorgen:

• Kisten sind Pflicht. Freies Picken ohne Behälter geht nicht. Der gängige Workaround: den Versandkarton mit Barcode als Kiste deklarieren
• Auftragsstorno blockiert den Lauf. Bei einem Storno während des Picklaufs lässt sich dieser nicht einfach fortsetzen. Erstelle eine neue Pickliste für die übrigen Aufträge oder bearbeite die betroffenen Lieferscheine manuell im Versandzentrum
• Angefangene Läufe kann nur derselbe Benutzer abschließen. Schichtwechsel mitten im Lauf funktioniert nicht
• Bestandswechsel nur im vorgesehenen Ablauf. Die aktuelle Anleitung beschreibt unter Voraussetzungen alternative Lagerplätze und Bestandseinträge. Die physisch entnommene Ware muss zur bestätigten Auswahl passen
• Labels druckst du nicht aus der App. Der Druck läuft über das Versandzentrum oder den Sammeldruck im Picklisten-Profil

Nichts davon ist ein Ausschlusskriterium. Aber jede dieser Regeln verändert einen Handgriff im Tagesablauf, und genau daran scheitern ERP-Projekte: an Menschen und Prozessen, selten an der Software. Plane einen kontrollierten Pilot und einen eindeutig abgegrenzten Übergang. Vermeide parallele Buchung desselben Vorgangs in mehreren Abläufen.

Für die konkrete Umsetzung findest du getrennte Leitfäden zur Lagerstruktur, zur chaotischen Lagerhaltung und zur Inventur mit Xentral. Bei Abweichungen im laufenden Betrieb helfen die Prüffolgen zu Bestandsdifferenzen und negativem Lagerbestand. Für den nächsten Ausbauschritt gibt es die Anleitung zur Einführung von Mobile Picking.

Inventur mit der Inventur-App

Für die Jahres- oder Stichtagsinventur gibt es eine eigene Inventur-App: mobile Zählung per Barcode-Scan, inklusive Chargen, MHD und Seriennummern. Mehrere Personen zählen parallel, über die Rollen "Zähler" und "Prüfer" bleibt das Vier-Augen-Prinzip erhalten. Für Business- und Pro-Verträge ist die App kostenlos.

Ab wann sich Scanner wirklich lohnen

Bewerte Scanner anhand von Fehlerhäufigkeit, Sortiment, Laufwegen und Arbeitszeit. Eine feste Paketgrenze belegt die Wirtschaftlichkeit für euren Betrieb nicht. Teste zunächst die tatsächlichen Kennungen und Geräte im vorgesehenen Ablauf.

Wie groß der Hebel ist, zeigen unsere Kunden: Sollis hat mit Xentral die täglichen Excel-Listen im Lager abgeschafft und CAJU hat den Back-Office-Aufwand um 90 Prozent reduziert. Die Voraussetzung ist immer dieselbe: gepflegte Stammdaten. Ohne Barcodes und Gewichte an den Artikeln nützt dir der beste Scanner nichts.

Wenn du wissen willst, wie dein Lagerprozess in Xentral aussehen könnte, schau dir an, wie eine Xentral-Implementierung bei uns abläuft, oder vermeide direkt die 7 häufigsten Fehler bei der Einführung.

Ein Lagerpilot mit vier verschiedenen Nachweisen

Unsere Empfehlung ist eine gemeinsame Prüfung von Platzstruktur, Artikelidentität, Mengenbewegung und Versandabschluss. Beginne mit einer bekannten Anfangsmenge, erfasse einen Eingang, lagere eine Teilmenge um und versende einen Auftrag. Vergleiche nach jedem Schritt die physische Ware und die zugehörigen Buchungen.

Die Anleitung zur Lagerstruktur erklärt Lager und Plätze. Wähle deren Eigenschaften nach dem tatsächlichen Zweck. Eine Änderung zum Verbrauchslagerplatz kann bestehende Bestände aus der Bestandsführung entfernen; sie ist keine beiläufige Korrektur einer Anzeige.

Die aktuelle Picking-Anleitung statt alter Faustregeln verwenden

Die Mobile-Picking-Dokumentation beschreibt inzwischen einen kontrollierten Wechsel auf alternative Bestände. Prüfe, welche Voraussetzungen in eurer Konfiguration gelten. Ungebucht eine andere Charge zu entnehmen bleibt etwas anderes als den vorgesehenen Wechsel in der App zu bestätigen.

Teste außerdem eine Unterbrechung und die Fortsetzung durch denselben Benutzer. Die Benutzerbindung eines gestarteten Laufs beeinflusst Schichtwechsel. Der Abschluss braucht wieder eine Verbindung, auch wenn das eigentliche Picken offline möglich ist.

Inventurabschluss und laufende Korrektur unterscheiden

Die Inventuranleitung trennt Synchronisation, Abschluss eines Platzes und finalen Laufabschluss. Bestätige Mengen und besondere Artikel vor den abschließenden Schritten. Eine synchronisierte Zählung ist noch nicht automatisch der endgültig übernommene Bestand.

Wiederkehrende Differenzen gehören anschließend in eine Ursachenprüfung. Ein passender Zählwert am Inventurtag beweist nicht, dass fehlerhafte Einheiten, Platzzuordnungen oder Schnittstellenübergaben dauerhaft behoben wurden.

Quellen und fachlicher Stand

Die Mobile-Picking-Anleitung wurde am 26. September 2026 geprüft; die übrigen verlinkten Herstelleranleitungen zuletzt am 17. September 2026. Die Abnahmevorschläge sind redaktionelle Empfehlungen.