Ein ERP-Wechsel fühlt sich an wie eine Operation am offenen Herzen: Das Tagesgeschäft muss weiterlaufen, während darunter das komplette System getauscht wird. Mein Fazit vorweg: Die Migration selbst ist das kleinste Problem. Was Projekte wirklich scheitern lässt, sind schmutzige Daten und fehlende Prozessklarheit. Beides kannst du vorher in den Griff bekommen.
Wir haben in über 200 ERP-Projekten Unternehmen von SAP, Shopware-Warenwirtschaften, Excel und anderen Systemen auf Xentral umgezogen. So gehst du den Wechsel an, ohne dass dir die Daten um die Ohren fliegen.
Der Ablauf: fünf Phasen statt Big Bang
Xentral beschreibt die ERP-Migration in fünf Phasen, und die decken sich mit unserer Projekterfahrung:
- 1. Vorbereitung und Planung: Ziele, Team, Zeitplan, Verantwortlichkeiten
- 2. Datenbestandsaufnahme: Welche Daten existieren wo, und welche davon brauchst du wirklich noch?
- 3. Datenbereinigung und Mapping: Dubletten raus, Felder des Altsystems auf Xentral-Felder mappen
- 4. Testmigration: Import mit Testdaten, Integrationstests, Abnahme durch die Fachabteilungen
- 5. Go-Live mit Überwachung: in einer betriebsarmen Phase, gern gestaffelt statt alles auf einmal
Der wichtigste Punkt steckt in Phase 5: Leg den Go-Live nicht in dein Weihnachtsgeschäft. Klingt offensichtlich, wird trotzdem regelmäßig anders gemacht.
Datenbereinigung: der unterschätzte Teil
Xentral empfiehlt, 20 bis 40 Prozent der gesamten Migrationszeit für die Datenbereinigung einzuplanen. Aus der Praxis kann ich das bestätigen. "Stammdaten brauchen wir nicht, ist egal im ERP" ist der teuerste Satz, den ich in Projekten höre. Ohne saubere Artikelnummern, Barcodes und Kundendaten funktioniert kein Prozess, und übrigens auch keine KI, die gerade in jede Operations-Abteilung einzieht.
Die gute Nachricht: Du musst nicht alles mitnehmen. Xentral empfiehlt, gezielt zu bereinigen statt komplett zu übernehmen: aktive Stammdaten, offene Vorgänge und gesetzlich Relevantes der letzten drei bis sieben Jahre. Die Auftragshistorie von 2015 darf im Archiv bleiben.
Die Import-Werkzeuge in Xentral
Für den eigentlichen Umzug bringt Xentral drei Werkzeuge mit:
- Import-/Exportzentrale mit Import-Vorlagen: wiederverwendbare CSV-Vorlagen für Adressen (Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner), Artikel inklusive Stücklisten und Lagermengen
- Neuer CSV-Importer: mit Mapping-Vorschau und Reporting, importiert Artikeldaten, Verkaufs- und Einkaufspreise, Medien, Stücklisten, Freifelder und Aufträge. Laut Xentral noch in der Einführungsphase und auf Anfrage verfügbar
- Shopware5-Connector mit Migrationsmodus: überträgt Artikel einmalig aus Shopware 5, als Richtwert nennt Xentral rund 3 Stunden für 2.000 bis 3.000 Artikel
Zwei Regeln aus dem Help Center, die dir Frust ersparen: Importiere immer zuerst die Kontaktdaten, dann die Artikel. Und teste jeden Import erst mit einer kleinen Datenmenge, bevor du die volle CSV durchjagst. Nach dem Import die Nummernkreise nachziehen, sonst vergibt Xentral Nummern doppelt.
Was nicht automatisch mitkommt
- Keine Datenbereinigung: Der Import übernimmt deine Dubletten ungefragt mit, aufräumen musst du vorher
- Vorsicht bei leeren Zellen: Im neuen CSV-Importer überschreiben leere Zellen bestehende Daten in Xentral
- Ansprechpartner nur einmalig: Ein Update per erneutem Import ist nicht vorgesehen
- Kundendaten im neuen CSV-Importer: laufen noch über die klassische Import-/Exportzentrale
- Shopware5-Migrationsmodus: überträgt nur Artikel, keine Aufträge oder Kunden
Parallellauf und Go-Live
Fahre mindestens eine komplette Testmigration, besser zwei, und validiere stichprobenartig: Stimmen Bestände, Preise, Kundenkonten? Danach ein Parallellauf, in dem das Team echte Vorgänge im neuen System abbildet. Erst wenn das sitzt, kommt der Schnitt. Zur Not lässt sich das Altsystem über die API noch eine Weile parallel nutzen, ein Big Bang ist nicht nötig.
Dass auch große Umzüge funktionieren, zeigen unsere Kunden: Rocka Nutrition ist von SAP auf Xentral gewechselt, Chiemgaukorn ebenfalls, und reitstiefel.shop kam von Shopware und hat den Umsatz fast verdoppelt.
Was kostet der Wechsel?
Unsere Faustregel aus der Praxis: Rechne für die Implementierung inklusive Migration mit rund 1 Prozent deines Jahresumsatzes. Ein Unternehmen mit 10 Mio. Euro Umsatz liegt also grob bei 100.000 Euro, kleinere Projekte entsprechend darunter. Dazu kommen die Xentral-Lizenzkosten, die wir in Xentral Kosten: Preise & Investition 2026 aufgeschlüsselt haben. Wichtiger als der Preis ist die Frage, welcher Partner den Umzug begleitet, denn eine verpatzte Migration kostet dich ein Vielfaches.
Welche Fehler du bei der Einführung sonst noch vermeiden solltest, haben wir hier gesammelt: Die 7 häufigsten Fehler bei der Xentral-Einführung. Im Video oben gehe ich die fünf kritischsten durch.
