ERP-Demo vorbereiten: Mit eigenen Prozessen zur belastbaren Entscheidung

Eine ERP-Demo ist besonders hilfreich, wenn sie deine offenen Fragen beantwortet. Eine überzeugende Oberfläche oder ein reibungsloser Standardauftrag sagen noch wenig darüber aus, wie euer eigener Betrieb damit arbeitet. Bereite deshalb wenige konkrete Szenarien vor und vereinbare, welche Ergebnisse du sehen möchtest. Die folgenden Schritte sind eine redaktionelle Empfehlung für die Vorbereitung.

Das Ziel des Termins festlegen

Unterscheide einen ersten Produktüberblick von einer fachlichen Prüfung. Beim Überblick möchtest du das System kennenlernen. Bei einer vertiefenden Demo soll der Anbieter zeigen, wie ein bestimmter Prozess abgebildet wird. Wenn beide Seiten unterschiedliche Erwartungen haben, bleibt der Termin häufig an allgemeinen Funktionen hängen.

Schicke vorab eine kurze Beschreibung eures Geschäfts: Verkaufskanäle, Lageraufbau, beteiligte Systeme und wichtigste Abläufe. Verwende Größenordnungen nur, wenn sie tatsächlich bekannt sind. Ergänze, welche Fragen für eine nächste Entscheidung beantwortet werden müssen.

Falls euch noch eine strukturierte Frageliste fehlt, beginnt mit dem ERP-Anforderungskatalog. Haltet insbesondere die Regeln für euren Artikelstamm fest, damit die Vorführung eure Datenrealität abbildet.

Ein kleines Szenarienpaket vorbereiten

Wähle einen normalen Vorgang und ein bis zwei wichtige Ausnahmen. Für einen Händler können das ein Standardauftrag, eine nicht vollständig verfügbare Bestellung und eine Retoure sein. Für ein produzierendes Unternehmen können andere Szenarien wichtiger sein. Entscheidend ist die Relevanz für euren Betrieb.

• Welche Daten liegen zu Beginn vor?
• Welche Person löst den Vorgang aus?
• Welche Schritte sollen im System sichtbar werden?
• Welche Rückmeldung braucht ein anderes System?
• Woran erkennst du das richtige Ergebnis?

Bereite anonymisierte Beispieldaten vor. Echte personenbezogene Kundendaten sind für eine Produktdemonstration meist nicht nötig. Dokumentiere Abweichungen zwischen euren Beispielen und den vom Anbieter verwendeten Musterdaten, damit die Aussagekraft der Demo klar bleibt.

Den Ablauf zeigen lassen

Bitte bei kritischen Anforderungen um einen zusammenhängenden Durchlauf. Eine Reihe isolierter Screenshots zeigt nicht unbedingt, wie Übergaben funktionieren. Beobachte, wo der Benutzer manuell eingreifen muss, welche Daten bereits vorbereitet sind und welche Schritte außerhalb des ERP stattfinden.

Frage bei jeder wesentlichen Aussage nach den Voraussetzungen. Ist die gezeigte Funktion Bestandteil des vorgesehenen Pakets? Braucht sie eine zusätzliche App, einen bestimmten Connector oder individuelle Einrichtung? Eine technisch mögliche Lösung ist noch keine Aussage über enthaltene Leistungen oder Gesamtkosten.

Fehler und Wiederholungen bewusst ansprechen

Ein normaler Durchlauf sollte durch einen Fehlerfall ergänzt werden. Was sieht das Team, wenn eine Zuordnung fehlt? Wer erkennt eine gescheiterte Übertragung? Kann ein einzelner Vorgang kontrolliert erneut verarbeitet werden? Diese Fragen zeigen, wie betreibbar die Lösung im Alltag ist.

Ein Beispiel: Eine Bestellung enthält einen unbekannten Artikel. Die interessante Antwort ist nicht nur, dass ein Fehler erscheint. Du möchtest verstehen, wo er sichtbar wird, wie die Korrektur erfolgt und wie verhindert wird, dass beim Wiederholen ein zweiter Auftrag entsteht. Welche Lösung das System bietet, muss in der konkreten Demo nachgewiesen werden.

Das Ergebnis in Entscheidungen übersetzen

Halte pro Szenario fest: gezeigt und nachvollzogen, mit Voraussetzungen möglich oder noch offen. Ergänze die benötigten Nachweise und den Verantwortlichen für die Klärung. Ein offener Punkt ist nicht automatisch ein Ausschlussgrund; er darf nur nicht unbemerkt als erfüllt gelten.

Verknüpfe das Ergebnis mit eurem Anforderungskatalog und dem späteren Umsetzungsumfang. Für die Abnahme vor dem Go-live werden daraus erneut prüfbare Szenarien. Wenn du Unterstützung bei der Vorbereitung brauchst, bringe eure Systemlandschaft und drei Entscheidungen mit, die die Demo ermöglichen soll.

Passender Einblick aus einem Kundenprojekt

Die Fallstudie Kloster Kitchen beschreibt eine Prozessaufnahme über die Unternehmensbereiche hinweg. Sie liefert einen Projektkontext für die Vorbereitung eigener Szenarien, jedoch keinen Ersatz für die Prüfung eurer konkreten Anforderungen.

Einordnung und Stand

Redaktioneller Praxisleitfaden von CommerceOS, Stand 17. September 2026. Die beschriebenen Prüfschritte sind Planungsempfehlungen und keine Zusage bestimmter Produktfunktionen oder Projektergebnisse.