Das Wichtigste in Kürze
- Die Inventur App trennt das Erfassen von Zählwerten vom endgültigen Bestandsabgleich.
- Während der Zählung müssen Lagerbewegungen und Automatisierungen abgestimmt pausieren.
- Prüfe Seriennummern, offene Plätze und Differenzen vor dem nicht rücknehmbaren Abschluss.
Eine Inventur mit Xentral braucht einen abgestimmten organisatorischen Ablauf. Die App unterstützt die mobile Zählung, doch Artikelkennungen, Lagerplätze und Verantwortlichkeiten müssen vorher stimmen. Besonders wichtig ist die Trennung zwischen synchronisierten Zählwerten und dem endgültigen Abschluss, bei dem Bestände übernommen werden.
Die Mobile Inventory App ist laut Xentral ab dem Business-Plan verfügbar. Prüfe vor der Planung euren Vertrag, eindeutige Barcodes und die benötigten Benutzerrechte.
Artikel und Zählbereiche vorbereiten
Prüfe eindeutige Artikelnummern, EANs und verwendete Fremdnummern. Die Herstelleranleitung nennt für zusätzliche Barcodes die passenden Barcode- und Aktiv-Einstellungen. Teste repräsentative Artikel vor dem Inventurtag, einschließlich Varianten und besonderer Kennzeichnungen.
Teile große Bereiche in überschaubare Inventurläufe auf. Lege fest, welche Lagerplätze dazugehören und wer zählt beziehungsweise kontrolliert. Ein klar abgegrenzter Lauf lässt sich leichter übergeben und prüfen als eine unübersichtliche Gesamtliste. Dokumentiere außerdem, wie ungeklärte Ware und nicht eindeutig zugeordnete Artikel behandelt werden.
Wiederkehrende Abweichungen sollten nach der Zählung weiter untersucht werden; dafür hilft der Leitfaden zu Bestandsdifferenzen. Sind mehrere Standorte betroffen, kläre vorher die Zuständigkeit für mehrere Lager in Xentral.
Bewegungen vor der Zählung abschließen
Die Xentral-Vorbereitung beschreibt das Stoppen der Prozessstarter und das Abarbeiten offener Lager- und Versandvorgänge. Das betrifft auch automatisierte Übergaben, die sonst während der Zählung neue Arbeit oder Bestandsänderungen auslösen könnten. Stimme den Zeitraum deshalb mit allen betroffenen Teams und gegebenenfalls dem Fulfiller ab.
Während des festgelegten Zählfensters dürfen keine unkontrollierten bestandsverändernden Vorgänge stattfinden. Notiere, welche Automatisierungen pausiert wurden und wer sie später wieder startet. Eine reine Information an das Zählteam reicht nicht, wenn andere Bereiche weiterhin Ware bewegen.
Offline-Zählung richtig verstehen
Die App lädt die benötigten Artikel- und Lagerdaten auf das Gerät. Danach kann die Zählung auch offline erfolgen. Für die Übertragung und den Abschluss wird wieder eine Verbindung benötigt. Laut Hersteller verändert die Synchronisation der Zählwerte den Bestand noch nicht; die endgültige Übernahme erfolgt später im Abschlussprozess.
Prüfe jedes Lagerfach sorgfältig, bevor du es abschließt. Die Dokumentation weist darauf hin, dass ein fertig gezählter Lagerplatz anschließend nicht mehr korrigiert werden kann. Organisiere Rückfragen daher innerhalb des vorgesehenen Zählschritts und nicht erst gesammelt am Ende.
Seriennummern und Differenzen vorab kontrollieren
Bei seriennummerngeführten Artikeln ist besondere Aufmerksamkeit nötig. Xentral beschreibt eine zusätzliche Seriennummernoption in der App und eine artikelspezifische Erfassung. Fehlt diese, können vorhandene Seriennummerninformationen beim Abschluss unwiederbringlich verloren gehen. Prüfe diesen Ablauf mit den Verantwortlichen vor dem produktiven Inventurlauf.
Prüfe nach dem Abschluss zunächst den Laufstatus und die Zählergebnisse in den mobilen Inventurberichten. Der Delta-Report enthält neue Abweichungen laut Xentral erst nach der nächtlichen Synchronisierung. Werte ihn frühestens am Folgetag aus und untersuche auffällige Differenzen. Eine Differenz ist ein Anlass zur Prüfung, kein automatischer Nachweis einer bestimmten Ursache.
Den Lauf bewusst abschließen
Kontrolliere vor dem finalen Schritt alle vorgesehenen Lagerplätze, offene Fragen und die erforderlichen Bestätigungen. Ein unvollständig beendeter Lauf lässt sich laut Dokumentation nicht fortsetzen; nicht gezählte Plätze bleiben unverändert. Der endgültige Bestandsabgleich ist nicht rücknehmbar und sollte deshalb erst nach der vorgesehenen Kontrolle erfolgen.
Starte nach erfolgreichem Abschluss aller geplanten Bereiche die zuvor pausierten Prozesse kontrolliert wieder. Prüfe erste Bewegungen und angebundene Bestandsmeldungen. Der Lagerleitfaden ergänzt die alltäglichen Abläufe. Dieser Artikel behandelt die operative Durchführung, nicht die rechtliche Bewertung eurer Inventurmethode.
Ein Inventurblatt für jeden abgegrenzten Bereich
Unsere Empfehlung ist, jeden Lauf mit einer kurzen Vorbereitungsliste zu beginnen: enthaltene Lagerplätze, Zähler, Prüfer, Geräte, besondere Artikel und geplantes Zeitfenster. Dokumentiere außerdem, welche offenen Bewegungen vorher abgeschlossen werden und wer den Bereich für die Zählung freigibt. So wird eine fehlende Fläche nicht erst beim Abschluss entdeckt.
Ein illustrativer Bereich umfasst zwei Regalreihen und einen Bodenplatz. Eine daneben abgestellte ungeklärte Retoure gehört nicht automatisch dazu. Ihr müsst festlegen, wie sie identifiziert und welchem Zählbereich sie zugeordnet wird. Entscheidend ist eine nachvollziehbare Abgrenzung zwischen physisch vorhandener Ware und den tatsächlich bearbeiteten Plätzen.
Vorbereitung mit Zähler und Prüfer durchspielen
Die Xentral-Empfehlungen zur Inventurvorbereitung erläutern die erforderliche Abstimmung der Lager- und Automatisierungsprozesse. Teste vor dem Inventurtag die Barcode-Erkennung und die Zuordnung besonderer Artikel. Eine unbekannte Kennung sollte in einen definierten Klärfall führen und nicht einem ähnlich benannten Artikel zugeschlagen werden.
Bei Artikeln mit Seriennummern ist zusätzlich zur allgemeinen App-Einstellung die artikelspezifische Erfassung relevant. Die Durchführungsanleitung warnt ausdrücklich vor dem Verlust vorhandener Seriennummerninformationen bei falscher Anwendung. Nehmt daher einen geeigneten Seriennummernfall in die vorbereitende Prüfung auf, bevor der produktive Lauf beginnt.
Drei unterschiedliche Abschlüsse verstehen
- Daten synchronisieren: Zählwerte werden übertragen. Das ist noch nicht gleichbedeutend mit der endgültigen Übernahme des Bestands.
- Lagerplatz fertig zählen: Der abschließende Platzscan bestätigt die Zählung dieses Orts. Laut Anleitung können dessen Zählwerte danach nicht mehr angepasst werden.
- Inventurlauf unterschreiben: Mit den vorgesehenen Unterschriften werden die gezählten Bestände final übernommen. Die Herstellerhilfe beschreibt diesen Schritt als nicht umkehrbar.
Eine Arbeitsanweisung sollte diese Begriffe ausdrücklich erklären. Organisiert Rückfragen vor dem jeweiligen Abschluss. Ein „wir schauen später noch einmal nach“ reicht nicht, wenn der nächste Schritt eine weitere Bearbeitung des Laufs ausschließt.
Musterfall: Zwei gleiche Artikel mit unterschiedlicher Kennzeichnung
Angenommen, zwei äußerlich ähnliche Varianten liegen nebeneinander. Eine Gesamtzählung von 20 Stück kann stimmen, obwohl die Aufteilung auf die beiden Artikel falsch ist. Zählt deshalb anhand eindeutiger Kennungen und berücksichtigt gegebenenfalls Charge, MHD oder Seriennummer. Das Beispiel verdeutlicht, warum eine plausible Summe keine vollständige Inventurprüfung ersetzt.
Notiere unklare Zuordnungen sofort und kläre sie innerhalb des vorgesehenen Ablaufs. Eine nachträgliche pauschale Mengenkorrektur würde nicht erklären, welcher Artikel tatsächlich gezählt wurde.
Abschlusskontrolle und Wiederanlauf
- Die geplante Platzliste gegen die tatsächlich gezählten Plätze abgleichen.
- Offene Zuordnungen und besondere Artikel prüfen.
- Sicherstellen, dass die erforderlichen Daten synchronisiert sind.
- Den Abschluss durch die vorgesehenen Personen bestätigen lassen.
- Am Folgetag den Delta-Report auswerten und auffällige Differenzen nachvollziehbar untersuchen.
- Die zuvor abgestimmt pausierten Abläufe kontrolliert wieder aufnehmen und erste Bewegungen prüfen.
Bei einem unvollständig abgeschlossenen Lauf bleiben laut Hersteller nicht gezählte Plätze unverändert; der beendete Lauf lässt sich nicht einfach fortsetzen. Diese Unterscheidung gehört ins Abschlussprotokoll. Wiederkehrende Abweichungen bearbeitet ihr anschließend mit der Prüffolge für Bestandsdifferenzen, statt sie allein als Zählergebnis abzulegen.
Quellen und fachlicher Stand
Herstellerdokumentation geprüft am 17. September 2026. Die Empfehlungen zur Projektorganisation sind redaktionelle Empfehlungen von CommerceOS.
Häufige Fragen
Ändert das Synchronisieren bereits den Bestand?
Laut Dokumentation werden zunächst Zählwerte übertragen. Der endgültige Bestandsabgleich erfolgt beim Abschluss.
Kann ich ohne Internet zählen?
Nach dem Laden der benötigten Daten ist Offline-Zählung möglich. Für Übertragung und Abschluss brauchst du wieder eine Verbindung.
Was ist bei Seriennummern besonders wichtig?
Die beschriebene Seriennummernoption und die Erfassung je Artikel müssen korrekt genutzt werden. Sonst können bestehende Seriennummerninformationen beim Abschluss verloren gehen.
Kann ein beendeter unvollständiger Lauf fortgesetzt werden?
Laut Xentral nicht. Nicht gezählte Plätze bleiben unverändert; prüfe daher den Umfang vor dem Abschluss.
Wann dürfen Automatisierungen wieder starten?
Nach Abschluss und Kontrolle der vorgesehenen Inventurbereiche, abgestimmt mit Lager und Systemverantwortlichen.
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