Das Wichtigste in Kürze
- Der Berichte-Copilot unterstützt Fragen zum Datenmodell und die Erstellung von SQL-Berichten. Der globale KI Co-Pilot (Chat) ist eine andere Xentral-Funktion.
- Die Berichte-Funktion ist im Hilfecenter als Beta beschrieben; ihre Vorschau zeigt fünf Zeilen.
- Für die Vollansicht klassischer Berichte brauchst du Premium. Prüfe die fachliche Richtigkeit zusätzlich anhand bekannter Fälle.
Der Xentral KI Copilot im Berichte-Modul unterstützt laut Hersteller beim Erstellen von SQL-Berichten und bei Fragen zum Datenmodell sowie zum Berichtswesen. Die Dokumentation beschreibt diese Funktion als Beta. Xentral dokumentiert daneben einen KI Co-Pilot (Chat) in einer globalen Sidebar mit weiteren Funktionen. Dieser Artikel behandelt ausschließlich den Berichte-Copilot.
Eine entscheidbare Frage formulieren
Beschreibe, welche Entscheidung der Bericht unterstützen soll. Lege Zeitraum, betrachtete Vorgänge und gewünschte Aufteilung fest. „Zeige Umsatz“ ist weniger eindeutig als eine Frage, die zusätzlich Belegart, Status und Zeitbezug nennt.
Ein redaktionelles Beispiel: Du möchtest die fakturierten Nettobeträge eines definierten Monats nach Verkaufskanal prüfen. Vor der Erstellung muss geklärt werden, welche Belege und Korrekturen zur Kennzahl gehören. Diese fachliche Definition kann der Copilot nicht zuverlässig aus einem unpräzisen Begriff erraten.
Vor dem ersten Prompt sollte das Reporting-Konzept für den E-Commerce feststehen. Der Leitfaden ERP-Daten für KI vorbereiten hilft, Begriffe, Datenqualität und Zugriffe zu klären.
Den Bericht schrittweise entwickeln
Die Herstelleranleitung empfiehlt präzise, kompakte Anforderungen und die Aufteilung komplexer Aufgaben in mehrere Schritte. Wenn bekannt, sollten relevante Tabellen, Felder oder Beziehungen ausdrücklich genannt werden. Beginne mit einer einfachen Auswahl und ergänze danach Gruppierung oder zusätzliche Bedingungen.
Im Erstellungsmodus wird jede Nachricht als Kontext für den aktuellen Bericht interpretiert. Die Beta-Dokumentation empfiehlt, den Chat bereits nach einer beantworteten Frage oder einem erstellten Bericht zurückzusetzen, besonders vor einem neuen Thema. So bleiben Anforderungen aus einer vorherigen Aufgabe nicht unbeabsichtigt Bestandteil der nächsten.
Die Vorschau richtig einordnen
Laut Dokumentation erzeugt der Copilot einen SQL-Bericht und zeigt eine Vorschau der ersten fünf Ergebniszeilen. Diese Vorschau zählt nicht auf das Abfragekontingent. Sie hilft beim ersten Verständnis, ersetzt aber keine Prüfung der vollständigen Ergebnismenge.
Bei Berichten mit Parametern nennt die Pilotdokumentation eine Einschränkung: Ohne Werte für die Variablen kann die Vorschau nicht angezeigt werden. Eine fehlende Vorschau ist in diesem Fall daher anders zu untersuchen als ein fachlich falsches Ergebnis.
Technische Ausführung und fachliche Richtigkeit trennen
Ein Bericht kann technisch laufen und trotzdem die falschen Vorgänge zusammenfassen. Prüfe bekannte Belege, Summen und mögliche Mehrfachzählungen. Achte auf Verknüpfungen, bei denen ein Vorgang durch mehrere zugehörige Positionen mehrfach erscheinen kann.
- Zeitraum und verwendetes Datumsfeld kontrollieren.
- Einbezogene Status und Belegarten erklären.
- Netto-, Brutto- und Währungsbezug festlegen.
- Bekannte Einzelfälle mit dem Ergebnis vergleichen.
- Datenstand und Aktualisierungsintervall berücksichtigen.
Die Herstellerhilfe fordert ausdrücklich eine manuelle Prüfung. Übernimm daher weder die Erklärung noch das Ergebnis ungeprüft als Grundlage einer wichtigen Entscheidung.
Einen freigegebenen Bericht wartbar machen
Dokumentiere Zweck, Definition, Datenstand und verantwortliche Person. Nach Änderungen am Prozess oder Datenmodell sollte der Bericht erneut mit bekannten Fällen geprüft werden. Auch nutzungsabhängige Reporting-Konditionen und Zugriffsrechte gehören in die Betriebsplanung.
Für Unterstützung helfen die konkrete Geschäftsfrage, ein erwartetes Beispielergebnis und vorhandene Vergleichswerte. Der Automatisierungsleitfaden ordnet den Einsatz von KI in einen kontrollierten Betriebsprozess ein.
Passender Einblick aus einem Kundenprojekt
Die Fallstudie Rocka Nutrition beschreibt individuelle Auswertungen nach Artikel, Handelskette und Region. Das ist ein Beispiel für fachliche Reporting-Anforderungen, aber kein Nachweis für den Einsatz des hier beschriebenen KI Copilots.
Eine brauchbare Anfrage in drei Schritten formulieren
Die Xentral-Anleitung zum Copilot empfiehlt kompakte Anforderungen und eine schrittweise Bearbeitung. Beginne deshalb mit der fachlichen Definition, danach mit den einzelnen Vorgängen und erst am Ende mit einer Zusammenfassung.
Illustrative erste Anfrage: „Ich möchte die Rechnungen eines festgelegten Monats prüfen. Zeige mir zunächst die einzelnen Belegkennungen, das verwendete Datum und den Nettobetrag. Erkläre, welche Belegarten und Status du einschließt. Verwende noch keine Gruppierung.“ Passe Zeitraum und Datenumfang an eure freigegebene Definition an. Das ist eine Vorlage für die Fragestellung, keine Zusage bestimmter Feldnamen oder eines garantierten Ergebnisses.
Zweiter Schritt: Vergleiche bekannte Belege mit den sichtbaren Vorschauzeilen oder einem unabhängig verfügbaren Vergleichsdatenbestand. Kläre fehlende oder zusätzliche Vorgänge, bevor du die Ausgabe nach Verkaufskanal zusammenfassen lässt. Benenne dabei, woher die Kanalzuordnung stammt und wie fehlende Zuordnungen behandelt werden sollen. Für die vollständige Ergebnisansicht im Xentral-Berichtswesen benötigst du in der Regel Premium.
Dritter Schritt: Ergänze die gewünschte Gruppierung und kontrolliere, ob die Summe der Gruppen mit der geprüften Einzelmenge übereinstimmt. Falls Korrekturen oder Gutschriften zur Kennzahl gehören, müssen deren Behandlung und Vorzeichen ausdrücklich festgelegt sein. Der Copilot soll eine definierte Aufgabe umsetzen, nicht die Buchhaltungsdefinition selbst erfinden.
Fünf Vorschauzeilen sind keine Abnahme
Die dokumentierte Vorschau zeigt die ersten fünf Zeilen. Daraus lässt sich erkennen, ob Spalten und grobe Struktur passen. Ein fehlender Sonderfall auf einer späteren Zeile bleibt jedoch unsichtbar. In der Basisversion bietet Xentral für klassische Berichte keine Vollansicht und keinen Export; dafür ist Premium nötig. Die Sammlung für Stammdatenpflege und operative Prozesse ist laut Hersteller ausgenommen. Prüfe weitere Fälle deshalb über eine verfügbare Vollansicht oder einen unabhängig geprüften Vergleichsdatenbestand, nicht nur über fünf plausibel aussehende Zeilen.
Ein illustratives Problem: Ein Bericht zählt nur Aufträge mit vorhandener Zusatzinformation, obwohl du ausdrücklich die fehlenden Zuordnungen finden wolltest. Die fünf angezeigten Zeilen können vollkommen richtig aussehen; gerade die gesuchten Vorgänge fehlen aber. Eine fachlich geprüfte Liste mit einem positiven und einem bewusst fehlenden Zuordnungsfall macht diesen Fehler erkennbar.
Fehlermeldung, leere Vorschau und falsche Zahl unterscheiden
- Technische Fehlermeldung: Die Herstellerhilfe empfiehlt, sie für die Überarbeitung an den Copiloten zurückzugeben. Entferne dabei geheime Werte und unnötige personenbezogene Inhalte. Prüfe danach erneut, ob die fachliche Definition erhalten blieb.
- Keine Vorschau bei Parametern: In der dokumentierten Pilotphase zeigt der Berichte-Copilot Berichte mit Variablen nicht in der Vorschau, weil dort keine Variablenwerte gesetzt sind. Prüfe diesen Fall, bevor du die Abfrage vollständig umbaust.
- Unerwartete Summe: Kontrolliere Zeitbezug, Status, Währung, Datenstand und die Zeilenebene nach Verknüpfungen.
- Antwort passt zum vorherigen Thema: Setze den Berichte-Chat nach einer beantworteten Frage oder einem erstellten Bericht zurück, damit ältere Anforderungen nicht weiterwirken.
Ändere jeweils nur den Teil, dessen Ursache du verstanden hast. Wenn gleichzeitig Filter, Verknüpfung und Berechnung wechseln, wird schwer nachvollziehbar, wodurch sich die Zahl verändert hat. Die Reporting-Dokumentation hilft, die erzeugte Abfrage und den Aktualisierungsstand einzuordnen.
Den fertigen Bericht für andere verständlich machen
Speichere neben dem Bericht eine kurze fachliche Beschreibung: Zweck, einbezogene Vorgänge, Ausschlüsse, Zeitbezug, Betragsbasis und bekannte Grenzen. Halte die geprüften Beispielfälle fest. Eine Vertretung sollte erklären können, warum ein bestimmter Beleg enthalten ist oder fehlt.
Nutze den Copiloten zunächst als Unterstützung beim Erstellen und Verstehen. Die Freigabe bleibt bei einer Person, die den Prozess und die Daten kennt. Für die Vorbereitung des Prüfsatzes kannst du die Arbeitshilfe zu ERP-Daten für KI übernehmen. So bleibt ein Bericht auch nach Änderungen an Prozessen oder Anforderungen überprüfbar.
Quellen und fachlicher Stand
Die verlinkte Xentral-Dokumentation zum Berichte-Copilot, Berichtswesen und globalen KI Co-Pilot (Chat) wurde am 26. September 2026 geprüft. Die Empfehlungen zur Projektorganisation sind redaktionelle Empfehlungen von CommerceOS.
Häufige Fragen
Ist der Berichte-Copilot dasselbe wie der KI Co-Pilot (Chat)?
Nein, die Herstellerhilfe beschreibt unterschiedliche Funktionen. Der hier behandelte Berichte-Copilot hilft im Berichte-Modul bei Fragen zum Datenmodell und beim Erstellen von SQL-Berichten. Der separat dokumentierte KI Co-Pilot (Chat) steht als globale Sidebar für ERP-Datenabfragen und Agent-Aufgaben zur Verfügung. Ergebnisse und Aktionen müssen weiterhin geprüft beziehungsweise freigegeben werden.
Welchen Status nennt die Herstellerhilfe?
Die geprüfte Dokumentation bezeichnet die Funktion als Beta.
Wie groß ist die Vorschau?
Der Berichte-Copilot zeigt laut Dokumentation die ersten fünf Ergebniszeilen. In der Basisversion sind bei klassischen Berichten Vollansicht und Export nicht verfügbar; dafür ist Premium erforderlich. Die Vorschau ersetzt keine fachliche Prüfung des vollständigen Berichts.
Warum fehlt bei einem Parameterbericht die Vorschau?
In der dokumentierten Pilotphase kann der Berichte-Copilot Berichte mit Variablen nicht in der Vorschau anzeigen, weil dort keine Variablenwerte gesetzt sind.
Was muss ich vor der Verwendung prüfen?
Fachliche Definition, Zeitraum, Status, Summen, mögliche Doppelzählungen, Datenstand und bekannte Einzelfälle.
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