Xentral-Projekt vorbereiten: Was vor dem Kick-off geklärt sein sollte

Eine gute Projektvorbereitung verkürzt die Liste ungeklärter Fragen beim Start. Dafür muss dein Team noch keine fertige Xentral-Konfiguration entwerfen. Es sollte aber erklären können, wie Aufträge, Waren und Informationen heute durch das Unternehmen laufen und wo sich dieser Ablauf ändern soll. Der folgende Arbeitsplan ergänzt die Einführungsunterlagen des Herstellers um eine konkrete Vorbereitung für die Zusammenarbeit.

Eine Systemübersicht auf einer Seite

Erfasse Shop, Marktplätze, Lager, Versand, Zahlungsanbieter, Buchhaltung und zusätzliche Werkzeuge. Notiere jeweils, welche Daten dort entstehen und welche Informationen weitergegeben werden. Eine einfache Liste mit Pfeilen ist ausreichend, solange sie die tatsächlichen Übergaben zeigt.

Markiere manuelle Schritte ausdrücklich. Eine täglich versendete Tabelle ist ebenfalls eine Schnittstelle im Prozess, auch wenn sie keine technische API verwendet. Ergänze den Verantwortlichen und den Zweck jeder Übergabe. So lässt sich später prüfen, ob ein Werkzeug entfallen kann oder weiterhin eine klare Aufgabe hat.

Als Arbeitsgrundlage eignet sich ein ERP-Anforderungskatalog. Wenn das Projekt bereits läuft und wesentliche Punkte ungeklärt geblieben sind, beschreibt ERP-Projekt retten, wie du Bestand und nächste Schritte neu ordnest.

Repräsentative Geschäftsvorgänge sammeln

Bereite Beispiele vor, an denen ihr den künftigen Ablauf besprechen könnt. Ein Standardauftrag allein reicht selten. Wähle zusätzlich die Ausnahmen, die euch regelmäßig Arbeit machen oder bei Fehlern große Auswirkungen hätten.

• Ein normaler Shopauftrag mit den üblichen Zahlungs- und Versandangaben.
• Eine Bestellung mit mehreren Varianten oder unterschiedlichen Verfügbarkeiten.
• Eine Retoure oder eine Korrektur mit dem heutigen Bearbeitungsweg.
• Eine Einkaufsbestellung einschließlich Wareneingang.
• Ein B2B-Vorgang, falls Handel zu eurem Geschäftsmodell gehört.

Anonymisiere personenbezogene Angaben, soweit sie für die fachliche Prüfung nicht benötigt werden. Notiere zu jedem Beispiel das erwartete Ergebnis und die heutige Schwierigkeit. Diese Unterlagen können später als Grundlage für Tests dienen.

Datenverantwortung vor dem Import klären

Bestimme, wer Artikel, Kunden, Lieferanten und offene Vorgänge fachlich beurteilen kann. Ein technischer Export belegt noch nicht, dass die enthaltenen Daten vollständig, aktuell oder eindeutig sind. Besonders Artikelkennungen und Varianten sollten vor der Übernahme geprüft werden.

Lege fest, welche Informationen migriert werden sollen. Aktive Stammdaten, offene Aufträge und historische Belege sind unterschiedliche Aufgaben. Für jeden Bereich braucht es eine Quelle, einen Umfang und ein Prüfergebnis. Vermeide die unbestimmte Vorgabe „alles aus dem alten System“, wenn tatsächlich nur ein Teil im neuen Ablauf benötigt wird.

Entscheidungen und Abnahme organisieren

Benenne pro Prozess eine Person, die Rückfragen beantworten und Ergebnisse bestätigen darf. Ergänze eine Vertretung und reserviere Zeit für Tests. Ein Projekt kann technisch vorbereitet sein und trotzdem stocken, wenn wichtige Entscheidungen im Tagesgeschäft liegen bleiben.

Halte offene Fragen als Entscheidungen fest: Welche Möglichkeiten gibt es, wer entscheidet und welcher andere Schritt hängt davon ab? Das ist hilfreicher als eine allgemeine Aufgabenliste mit Einträgen wie „Lager klären“. Für den Startumfang sollten Muss-Anforderungen und spätere Verbesserungen getrennt sein.

Mit einem prüfbaren Kick-off-Ergebnis enden

Nach dem Kick-off sollten Umfang, Verantwortliche, nächste Arbeitsschritte und Abnahmekriterien verständlich dokumentiert sein. Der Termin ist kein Selbstzweck. Er schafft die gemeinsame Grundlage für Einrichtung, Datenübernahme und Tests.

Das eingebundene Video behandelt typische Fehler bei einer Xentral-Implementierung. Den weiteren Ablauf erläutert unser Implementierungsleitfaden. Für einen vorbereitenden ERP-Audit sind die Systemübersicht und einige repräsentative Vorgänge ein guter Einstieg; vertrauliche Zugangsdaten gehören nicht in frei geteilte Briefings.

Passender Einblick aus einem Kundenprojekt

Bei Kloster Kitchen begann das Projekt laut veröffentlichter Fallstudie mit einer bereichsweisen Prozessaufnahme. Die anschließende Zusammenführung von Systemen und Logistik zeigt, warum ein gemeinsames Prozessverständnis vor der Konfiguration wichtig ist.

Quellen und fachlicher Stand

Herstellerdokumentation geprüft am 17. September 2026. Die Empfehlungen zur Projektorganisation sind redaktionelle Empfehlungen von CommerceOS.

• Xentral Hilfe: Checklisten Ersteinrichtung