Xentral Produktion für Lebensmittel-Brands: Chargen, MHD und Rückverfolgbarkeit

Für Lebensmittelproduktion müssen Material, Verarbeitung und fertige Ware nachvollziehbar zusammenpassen. Xentral bietet dafür Produktions- und Chargenfunktionen. Dieser Beitrag erklärt technische Möglichkeiten und die Prüfungen, die ihr vor dem Einsatz anhand eurer eigenen Produkte durchführen solltet.

Was das Produktionsmodul kann

Die Produktion läuft in Xentral als eigener Beleg: der Produktionsauftrag. Du legst ihn manuell an, direkt aus einem Kundenauftrag, aus einer Bestellung oder aus dem Erweiterten Bestellvorschlag, der den Bedarf aus offenen Aufträgen oder Mindestmengen ermittelt. Ein klassisches MRP-Modul mit Kapazitäts- und Maschinenplanung ist das nicht, die Eignung für Abfüllen, Mischen oder Konfektionieren muss anhand eurer konkreten Prozesse geprüft werden.

Dazu kommen Produktionszentrum, Arbeitsanweisungen, Funktionsprotokolle, Unterproduktionen per Klick und die Verlängerte Werkbank für externe Produktion beim Lohnfertiger.

Stücklisten: von einfach bis mehrstufig

• Normale Stückliste: lagergeführter Stücklistenartikel; mit dem Kennzeichen Produktionsartikel auch Grundlage eines Produktionsauftrags
• Mehrstufige Stückliste mit Unterstücklisten: für Produkte aus vorproduzierten Komponenten, mit Baumansicht
• Just-in-Time-Stückliste: für Sets mit getrennt gelagerten Komponenten, die erst bei der Kommissionierung zusammengestellt werden

Für Sets ohne Fertigung brauchst du kein Produktionsmodul. Eine JIT-Stückliste passt, wenn die Komponenten erst bei der Kommissionierung zusammenkommen. Bereits vorgepackte und als Einheit gelagerte Sets können als normale Stückliste geführt werden. Die Produktion kommt ins Spiel, wenn ein Produkt tatsächlich gefertigt wird. Eine dokumentierte Einschränkung für feine Rezepturen: Stücklistenmengen erlauben nur vier Nachkommastellen.

Chargen und Datumsangaben im Lebensmittelprozess

Ob MHD oder Verbrauchsdatum nötig ist, hängt vom konkreten Produkt ab. Prüfe die lebensmittelrechtlichen Vorgaben, bevor du sie im ERP abbildest.

Chargen- und MHD-Funktionen aktivierst du bei entsprechend geführten Artikeln in den Stammdaten. Erfasst wird per Scan oder manuell, im Wareneingang, in der Produktion, im Versandzentrum und in den Mobile Apps. Beim Kommissionieren ordnet die Mobile Picking App MHD-geführte Ware nach FEFO zu: Zuerst wird das älteste vorhandene MHD berücksichtigt. Welche Charge tatsächlich ausgelagert wurde, prüfst du am konkreten Vorgang. Die Xentral-Anleitung beschreibt den Pickprozess im Detail.

Die Mobile Picking App ist laut Xentral ab dem Business-Plan verfügbar. Prüfe vor der Planung euren gebuchten Funktionsumfang.

Das Modul Mindesthaltbarkeitswarnung warnt eine einstellbare Zahl an Tagen vor Ablauf und markiert abgelaufene MHDs rot. Im Tab "Kunden" siehst du Kunden und Aufträge mit MHD-geführten Artikeln. Welche konkrete Charge an welchen Kunden geliefert wurde, muss für einen Rückruf anhand der erfassten Chargenbewegungen, der Historie und der Produktions- und Versandbezüge geprüft werden.

Rückverfolgbarkeit: von der Rohstoff-Charge zum Kundenauftrag

Das Chargen-Modul bringt eine Schnellsuche mit, die produzierte Chargen inklusive Lieferscheinnummer, Kundenname, Fertigprodukt-Charge und eingesetzter Material-Charge zeigt. Damit ist die Kette vom Rohstoff bis zum Kundenauftrag dokumentiert abbildbar, in beide Richtungen. Der Tab "Produktion" trennt eingesetzte und produzierte Chargen sauber auf.

Für die Kennzeichnung gibt es Etikettensets mit Chargennummer. Wichtig für den Prozess: Die Charge erscheint erst auf dem Etikett, wenn sie zugeordnet und die Produktion abgeschlossen ist.

Grenzen, die du kennen musst

• 'Produktion auslagern' bucht keine Chargen ab. Chargen müssen im Reiter Chargen gepflegt werden, sonst weicht der Chargenbestand vom Lagerbestand ab
• Kein Teilstart bei fehlendem Material. Die Produktion startet erst, wenn alles da ist. Workaround: Unterbaugruppen bilden
• Ausschuss richtig buchen: Nutze den dokumentierten Abschlussweg mit getrennter Behandlung von Gutware und Ausschuss; prüfe dabei die Chargenbezüge
• Liefertermine laufen nicht synchron zwischen Auftrag und Produktion, und mehrfaches Weiterführen erzeugt Doppelproduktionen
• Keine Kapazitäts- oder Maschinenbelegungsplanung. Xentral ist kein PPS-System für komplexe Fertigung

Wenn du zunächst die Einrichtung einordnen möchtest, beginne mit dem Leitfaden zur Produktion mit Xentral. Für ausgelagerte Arbeitsschritte beschreibt der Beitrag zur externen Produktion, wie Beistellung und Wareneingang zusammenhängen.

Was das kostet und für wen es passt

Die Produktion ist ein Add-on: laut Xentral-Leistungsbeschreibung (Stand 04/2026, netto) 99 Euro pro Monat zusätzlich zum Plan. Prüfe den gebuchten Umfang und kalkuliere Einrichtung, Datenpflege und Tests zusätzlich.

Dass das Setup in der Lebensmittel-Praxis funktioniert, zeigen unsere Kunden: Chiemgaukorn produziert und verkauft Bio-Getreideprodukte mit Xentral statt SAP, und Kloster Kitchen skaliert seine Ingwer-Shots durch die Saison. Wenn du wissen willst, wie deine Produktion in Xentral aussehen würde: So läuft eine Implementierung ab.

Eine Rückverfolgungsprobe mit bekannten Mengen

Unsere Empfehlung ist eine dokumentierte Probe mit einer Rohstoffcharge, einer daraus entstandenen Fertigcharge und den zugehörigen Lieferungen. Beginne einmal beim Rohstoff und einmal beim Fertigprodukt. Prüfe, ob die benötigten Beziehungen vollständig erfasst und für die zuständige Person auffindbar sind.

Die Xentral-Chargenverwaltung beschreibt die Bereiche für eingesetzte und produzierte Chargen, Historie und Schnellsuche. Ein aktiviertes Kennzeichen im Artikel allein bestätigt diese gesamte Kette nicht. Die Qualität hängt von den tatsächlich erfassten Bewegungen und Produktionsbezügen ab.

Wunschcharge bedeutet keine feste Liefersperre

Die aktuelle Chargenhilfe beschreibt Wunsch-MHD und Wunschcharge als Präferenz. Die Eingabeprüfung bestätigt außerdem nicht, dass die Menge der gewünschten Charge für den gesamten Auftrag ausreicht. Wenn ein Kunde eine verbindliche Chargen- oder Restlaufzeitanforderung stellt, muss deren Einhaltung deshalb im konkreten Versandablauf zusätzlich nachgewiesen werden.

Ein illustrativer Test verwendet eine Wunschcharge mit geringerer Menge als bestellt. Prüfe das tatsächliche Auslagerungsergebnis und den Beleg. Eine gespeicherte Wunschangabe darf nicht ohne diesen Nachweis als Garantie für die Lieferung genau dieser Charge behandelt werden.

Gutware, Ausschuss und Materialverbrauch gemeinsam prüfen

Die Abschlussanleitung beschreibt getrennte Buchungen für Gutmenge und Ausschuss auf geeignete Lagerplätze. Kontrolliere dabei sowohl die entstandenen Erzeugnisse als auch den tatsächlichen Komponentenverbrauch. Eine Minderproduktion erklärt den Verbrauch nicht automatisch.

Für chargengeführte Produkte ist der passende Abschlussweg erforderlich. Der vereinfachte Stapelabschluss ohne Anpassung von Charge, MHD und Menge ist dafür laut Hersteller nicht vorgesehen. Nimm diesen Unterschied ausdrücklich in die Arbeitsanweisung auf.

Die fachliche Freigabe bleibt ein eigener Schritt

Beschreibe, wer die verwendeten Chargen, das MHD, die Kennzeichnung und gegebenenfalls Prüfergebnisse bestätigt. Die ERP-Dokumentation beschreibt Produktfunktionen; sie ersetzt nicht die Beurteilung eurer produktspezifischen Anforderungen. Ein Pilot sollte deshalb auch ungeklärte Ware und einen gesperrten Bestand enthalten, bevor der normale Verkaufsprozess freigegeben wird.

Quellen und fachlicher Stand

Die verlinkten Herstelleranleitungen wurden am 17. September 2026 geprüft. Beispiele und Abnahmevorschläge sind redaktionelle Empfehlungen und keine behaupteten Kundenfälle.