Teillieferung in Xentral: Mengen, Restauftrag und Rückmeldung prüfen

Eine Teillieferung ist sinnvoll, wenn ein Teil eines Auftrags bereits versendet werden soll und andere Artikel später folgen. In Xentral lässt sich die Aufteilung direkt aus dem Auftrag starten. Die technische Funktion beantwortet jedoch noch nicht, ob eine Teillieferung im konkreten Kunden- und Verkaufskanalprozess gewünscht ist.

Die fachliche Entscheidung zuerst treffen

Kläre, wann ihr vorab liefert und wer dies entscheiden darf. Berücksichtige zusätzliche Versandarbeit, Kommunikation und mögliche Vereinbarungen mit dem Kunden. Bei Marktplatzaufträgen muss außerdem geprüft werden, wie der jeweilige Kanal Teillieferungen und Tracking verarbeitet.

Definiere einen klaren Anlass: beispielsweise verfügbare Ware vorziehen oder eine zeitkritische Position separat bedienen. Das ist eine redaktionelle Prozessempfehlung. Eine pauschale Aufteilung aller unvollständigen Aufträge kann zusätzliche Arbeit erzeugen, ohne dem Kunden einen erkennbaren Vorteil zu bieten.

Bevor du eine Menge aufteilst, untersuche unklare Bestandsdifferenzen. Prüfe nach der Aufteilung, wie die entstandenen Aufträge in euren Auto-Versand-Prozess übergehen.

Versandmengen im Auftrag auswählen

Die Herstelleranleitung führt über die Aktion Teillieferung erstellen. In der Auswahlmaske werden Positionen, Reservierungen, Lagerinformationen und gewünschte Versandmengen gezeigt. Kontrolliere jede ausgewählte Menge und passe den Vorschlag an, wenn nur ein Teil einer Position versendet werden soll.

Der dokumentierte Ablauf erzeugt einen neuen Teilauftrag mit einem Zusatz zur ursprünglichen Auftragsnummer. Nicht übernommene Mengen verbleiben im Originalauftrag. Prüfe diese Aufteilung unmittelbar nach der Erstellung, bevor die weitere Bearbeitung beginnt.

Zahlung und Porto nicht beiläufig ändern

In der Auswahl nennt Xentral optionale Eingriffe wie eine manuelle Zahlungsfreigabe oder das Ausschalten der Portoprüfung. Solche Optionen sollten nur mit einem fachlich geklärten Grund verwendet werden. Sie sind keine allgemeine Voraussetzung dafür, jede Teillieferung schneller durch den Versand zu bringen.

Stimme ab, welche Belege entstehen und wie der Zusammenhang zur ursprünglichen Bestellung sichtbar bleibt. Die zuständige Buchhaltung sollte die fachliche Behandlung bestätigen. Prüfe außerdem eure vertragliche Abrechnung von Aufträgen, da zusätzliche Teilaufträge für das Nutzungsvolumen relevant sein können.

Restauftrag sichtbar weiterverfolgen

Die Dokumentation beschreibt im Originalauftrag eine Mengenübersicht mit geliefertem und offenem Anteil sowie Verweise auf Teilaufträge. Nutze diese Verbindung für die Nachverfolgung. Ein versendeter Teilauftrag darf nicht dazu führen, dass der verbleibende Bedarf organisatorisch verschwindet.

• Welche Menge wurde tatsächlich abgespalten?
• Welche Artikel und Mengen bleiben offen?
• Wer prüft deren Verfügbarkeit beziehungsweise Liefertermin?
• Wie erkennt der Kundenservice die bereits erfolgte Lieferung?
• Wann gilt der gesamte Vorgang als abgeschlossen?

Den vollständigen Ablauf abnehmen

Teste eine Bestellung mit mehreren Positionen und eine Teilmenge innerhalb einer Position, sofern ihr diesen Fall benötigt. Kontrolliere die erzeugten Belege, Lagerbewegungen und Sendungsnummern. Bei angebundenen Kanälen gehört die tatsächlich sichtbare Rückmeldung im Shop oder Marktplatz dazu.

Verwende einen abgestimmten Testweg, der keine unbeabsichtigten realen Lieferungen auslöst. Dokumentiere den Sollzustand vor dem Test. Der Versandleitfaden ergänzt die operative Abwicklung; der Retourenleitfaden hilft bei der späteren Zuordnung von Rücksendungen.

Eine Mengenbilanz für Original- und Teilauftrag

Verwende bei der Abnahme eine einfache Mengenbilanz je Artikel. Illustratives Beispiel: Bestellt wurden zehn Einheiten, sechs sollen jetzt versendet werden und vier später. Nach der Aufteilung müssen die sechs Einheiten dem Teilauftrag und die vier dem verbleibenden Bedarf zugeordnet sein. Die Summe bleibt zehn. Eine passende Gesamtmenge genügt allerdings nicht, wenn die falsche Variante aufgeteilt wurde.

Die Originalanleitung zur Teillieferung zeigt die Auswahlmaske und die Verbindung der Belege. Kontrolliere nicht nur das neue Dokument, sondern auch die Mengenübersicht im Originalauftrag. Unterscheide dabei erzeugte Teilaufträge von bereits physisch ausgelieferten Mengen.

Vier Sonderfälle vor dem Einsatz klären

• Mehrere Teillieferungen: Der Kundenservice muss alle Sendungen derselben Bestellung wiederfinden können.
• Restmenge entfällt: Kläre den fachlichen Abschluss des verbleibenden Bedarfs und die Auswirkungen auf Zahlung und Belege.
• Rücksendung aus der ersten Lieferung: Die Retoure muss der tatsächlich gelieferten Menge und dem passenden Vorgang zugeordnet werden.
• Marktplatzbestellung: Prüfe am konkreten Connector, wie Teilmengen und mehrere Sendungsnummern zurückgemeldet werden.

Diese Liste sind Abnahmefälle, keine Zusage, dass jede Kombination in jeder Schnittstelle gleich verarbeitet wird. Ein erfolgreicher manueller Auftrag reicht als Nachweis für eine Marktplatzanbindung nicht aus.

Eine verständliche Kundeninformation vorbereiten

Lege fest, welche Nachricht erklärt, was bereits unterwegs ist und was offen bleibt. Versprich keinen Nachliefertermin, den Einkauf oder Lieferant noch nicht bestätigt haben. Prüfe auch, ob automatische Versandnachrichten durch Shop und ERP doppelt ausgelöst werden. Die technische Aufteilung ist erst im Alltag brauchbar, wenn Kunde, Service und Lager denselben Stand verstehen.

Für jeden offenen Restauftrag empfehlen wir einen Verantwortlichen und einen nächsten Prüftermin. So lässt sich die erste Lieferung abschließen, ohne dass die zweite aus der Bearbeitung verschwindet.

Quellen und fachlicher Stand

Herstellerdokumentation geprüft am 17. September 2026. Die Empfehlungen zur Projektorganisation sind redaktionelle Empfehlungen von CommerceOS.

• Xentral Hilfe: Auftrag: Teillieferung